O objetivo do programa de conformidade é prevenir, detectar e corrigir violações de leis de valores mobiliários. Para este fim, os conselheiros de investimentos registrados nos termos da Seção 203 da Lei de Conselheiros de Investimento de 1940 (a "Lei dos Conselheiros") são obrigados a ter um programa de conformidade. A Regra 206 (4) -7 da Lei de Conselheiros, comumente referida como "a regra de conformidade", tem três requisitos:

1. Políticas e procedimentos: adotar e implementar políticas e procedimentos escritos razoavelmente projetados para prevenir, detectar e corrigir violações de regulamentos de valores mobiliários.
2. Revisão anual: Revisão, não menos frequente do que anualmente, da adequação das políticas e procedimentos e da efetividade de sua implementação.
3. Diretor de conformidade: designar um indivíduo responsável pela administração do programa de conformidade da empresa. (Para mais informações, veja: Considerações regulatórias para seus clientes em envelhecimento .)

Políticas e procedimentos de conformidade

Uma política é um princípio orientador usado para definir a direção em uma organização. Um procedimento é uma série de passos a serem seguidos como uma abordagem consistente para alcançar o resultado desejado consistente com a política. Por exemplo, um conselheiro pode ter uma política indicando que os depósitos em dinheiro não serão aceitos. O procedimento indicaria que a equipe não deve aceitar o depósito em dinheiro e deve registrar a recusa no registro de depósito. Políticas e procedimentos são os blocos de construção de um programa de conformidade.

A Regra 206 (4) -7 não estabelece elementos específicos para criar um programa de conformidade robusto. Em vez disso, a empresa deve analisar suas operações individuais, identificar os conflitos de interesse e os riscos operacionais do seu negócio consultivo e, em seguida, projetar políticas e procedimentos e controles internos que abordem esses riscos e conflitos.

A equipe da Divisão de Gestão de Investimentos (SEC) da Comissão de Valores Mobiliários (SEC) forneceu orientação na publicação adotada da Regra 206 (4) -7, afirmando que espera que as políticas e os procedimentos de um consultor, pelo menos, incluam disposições que abordem o seguinte importa, conforme aplicável, aos negócios da empresa:

• Processos de gerenciamento de carteira, incluindo a alocação de oportunidades de investimento entre clientes, a adesão aos objetivos e restrições de investimento do cliente e o cumprimento dos requisitos regulamentares.
• Precisão das divulgações feitas aos investidores, clientes e reguladores, incluindo, sem limitação, no que diz respeito a processos de gerenciamento de portfólio, demonstrações de contas, s, etc.
• Negociação exclusiva para a conta própria do conselheiro e as atividades comerciais pessoais de sua supervisão pessoas (conforme definido abaixo).
• Conversão potencial ou uso inadequado de ativos de clientes pelo pessoal do conselheiro.
• Criação e manutenção de livros e registros necessários para evitar sua alteração, uso ou destruição não autorizada.
• Salvaguardas de privacidade para registros e informações de clientes.
• Práticas de negociação, incluindo procedimentos para melhor execução, uso de corretagem de clientes para obter pesquisa e outros serviços (denominados "arranjos em dólares suaves") e alocação de negócios agregados entre clientes.
• Práticas de marketing, incluindo o uso de procuradores.
• Avaliação das participações dos clientes e avaliação das taxas com base nessas avaliações.
• Planos de continuidade de negócios.

Um conselheiro registrado SEC deve adotar um código de ética, que serve como um componente integral do programa de conformidade do conselheiro. A Regra 204A-1 da Lei de Conselheiros estabelece os requisitos que cada conselheiro registrado SEC deve abordar em um código de ética escrito. O código deve, no mínimo, aplicar-se a todas as pessoas supervisionadas de um conselheiro e incluir: (Para mais informações, veja: Seu Programa de Cibercé: Considerações legais .)

• Padrões de conduta comercial para pessoas supervisionadas que refletem as obrigações fiduciárias do conselheiro e das pessoas supervisionadas.
• Um requisito para que todas as pessoas supervisionadas cumpram as leis federais aplicáveis ​​em matéria de valores mobiliários.
• Um requisito de que todas as pessoas de acesso (conforme definido abaixo) relatam, e a revisão do conselheiro, suas transações de títulos e participações pessoais de acordo com um cronograma rigoroso.
• Um requisito de que as pessoas supervisionadas denunciem quaisquer violações do código prontamente ao diretor de conformidade (CCO) e a qualquer outra pessoa de autoridade designada no código.
• Uma exigência de que o conselheiro forneça às pessoas supervisionadas uma cópia do código e obtenha confirmações escritas de recebimento de pessoas supervisionadas.

As "pessoas supervisionadas" de um conselheiro são seus diretores, diretores, parceiros (e outras pessoas de status ou função similar) e funcionários, bem como qualquer pessoa que forneça conselhos de investimento em nome do conselheiro e seja sujeito ao seu controle e supervisão. As "pessoas de acesso" de um conselheiro são um subconjunto de suas pessoas supervisionadas que: (1) têm acesso a informações não públicas sobre transações de clientes ou participações de carteira de qualquer "fundo relatável" * ou (2) estão envolvidas na elaboração de recomendações de valores mobiliários para clientes ou têm acesso a tais recomendações, que não são públicas. (Para mais, veja: O que os consultores que deixam sua empresa devem considerar .)

A definição de pessoa de acesso na regra 204A-1 afirma que: " se o conselho de investimento for o principal negócio do conselheiro, todos os diretores, diretores e parceiros do conselheiro são presumidos para ter acesso a pessoas . "

Políticas e procedimentos de escrita

Os procedimentos escritos devem seguir o formato" quem "," o que "," quando "e" como ".

• "Quem" deve seguir o procedimento?
• "O que" etapas devem ser realizadas?
• "Quando" é o procedimento aplicável?
• "Como" são os passos a serem executados?

Aqui está um exemplo de uma política e procedimento usando este formato:

Política : Antes de abrir uma conta, o conselheiro exige que cada cliente execute um acordo de consulta por escrito com a empresa . O conselheiro não fornecerá serviços de consultoria a um cliente até que toda a documentação necessária seja concluída, executada e arquivada.

Procedimento : O pessoal de operações responsável pela abertura de contas de clientes deve verificar se a documentação está completa antes da abertura da conta. Durante o processo de abertura da conta, se alguma documentação necessária faltar, o pessoal das operações informará o IAR atribuído ao cliente para obter informações faltantes. O CCO realizará revisões periódicas para ajudar a garantir que toda a documentação necessária seja completa e mantida nos arquivos da empresa.

Ao escrever políticas e procedimentos, é importante que o pessoal de conformidade colabore com a alta administração e as unidades de negócios da empresa. Não só é importante garantir que os procedimentos correspondam às práticas comerciais, mas o feedback recebido é valioso e, inclusive, as pessoas na formulação de políticas e procedimentos contribuem muito para obter sua aceitação e assistência durante a fase de implementação.

Revisão anual

O segundo requisito, de acordo com a Regra 206 (4) -7, exige que os consultores de investimentos registrados na SEC conduzam uma revisão pelo menos anualmente da adequação e efetividade de suas políticas e procedimentos. Tais revisões podem ser realizadas pelo CCO com a assistência de outros funcionários de conformidade ou consultores externos.

A SEC forneceu algumas orientações na versão adotada da regra sobre o desempenho das revisões anuais, observando que um conselheiro de investimento deve considerar, entre outras coisas: (1) qualquer questão de conformidade que surgiu durante o ano anterior, (2) quaisquer alterações nas atividades comerciais do conselheiro ou das afiliadas, e (3) quaisquer alterações na Lei de Conselheiros ou regulamentos aplicáveis ​​que possam exigir uma revisão do programa de conformidade. (Para mais informações, consulte: Auditorias SEC: O que os consultores financeiros devem procurar .)

Uma questão-chave no processo de revisão é se o programa de conformidade é capaz de detectar violações de suas políticas e procedimentos e outros requisitos regulamentares. Ao avaliar este elemento, o CCO deve levar em consideração quaisquer violações conhecidas do programa de conformidade, quaisquer ações corretivas tomadas e se essas ações são adequadas para evitar futuras violações.

Outra parte importante do processo de revisão da conformidade é o teste qualitativo e quantitativo. Por exemplo, um CCO pode revisar os relatórios de negociação pessoal dos funcionários e os pedidos de pré-despacho em relação aos requisitos específicos estabelecidos no código, ou verificar as bases de dados públicas on-line de contribuições políticas para os nomes dos funcionários sujeitos à remuneração do conselheiro políticas.Em todos os casos, deve ser mantida documentação detalhada dos testes realizados sobre os vários elementos do programa de conformidade.

Com base nos resultados dos testes, o CCO pode implementar ajustes nas políticas, procedimentos e / ou controles internos da empresa para aumentar sua adequação e eficácia na prevenção, detecção e correção de violações. Todos esses ajustes devem ser documentados e mantidos em um arquivo designado.

Em 2006, a SEC emitiu orientação intitulada "As perguntas que os consultores deveriam fazer ao estabelecer ou revisar seus programas de conformidade", para ajudar os conselheiros na criação, avaliação e manutenção de um programa de conformidade. Entre outras coisas, o guia fornece uma lista de questões a serem consideradas ao desenvolver um programa de conformidade que está vinculado aos requisitos regulamentares do conselheiro de investimento nos termos da Lei de Conselheiros.

Os conselheiros são obrigados a manter todos os registros documentando sua revisão anual por cinco anos a partir do final do ano fiscal em que a revisão anual foi realizada. Em uma nota de rodapé na versão adotada, a equipe da SEC estabeleceu sua visão de que esses registros devem ser disponibilizados à SEC e seus funcionários e não estão sujeitos ao privilégio advogado-cliente, à doutrina do trabalho-produto ou similar proteções, não importa quem as prepara (por exemplo, ., o CCO ou advogado). Embora a Regra 206 (4) -7 não estabeleça nenhuma exigência de que um conselheiro de investimento informe os resultados de sua revisão anual para qualquer parte, é aconselhável que o CCO forneça suas descobertas e recomendações para a alta administração. (Para mais, veja: Ações de execução SEC Dip Below 2015 Record .)

Chief Compliance Officer

De acordo com a versão adotada para a Regra 206 (4) -7, o CCO deve ser um indivíduo Quem é competente e experiente em matéria de Lei dos Conselheiros, e com poderes e autoridade para desenvolver políticas e procedimentos adequados. A versão adotada também afirma que o CCO deve ter uma posição suficiente de antiguidade e autoridade dentro da organização do conselheiro para impor e obrigar a adesão de outros ao programa de conformidade.

Uma das melhores maneiras de melhorar a função de conformidade em uma empresa é melhorar o conhecimento e as habilidades do pessoal de conformidade, incluindo o CCO. A este respeito, o desenvolvimento profissional é fundamental, especialmente porque novos desafios e novos regulamentos são uma ocorrência constante. Existem inúmeras conferências, mesas redondas, designações profissionais e programas de treinamento dedicados ao desenvolvimento profissional do pessoal de conformidade e a orientação pode ser uma ferramenta inestimável. A internet oferece uma grande quantidade de informações e escritórios de advocacia e empresas de consultoria têm listas de distribuição de e-mail que dispensam informações valiosas, geralmente sem nenhum custo.

Os conhecimentos e habilidades gerais são importantes, mas é tão importante o conhecimento específico do modelo comercial, do pessoal e da clientela da sua firma. Nós nos referimos a isso como "conhecimento local". "O conhecimento local é desenvolvido através da interação e aprendizado de seus colegas de trabalho.

A linha inferior

Em 2011, a Divisão de Execução da SEC implementou sua Iniciativa do Programa de Conformidade para se concentrar em consultores de investimentos que não corrigiram deficiências anteriores em seus programas de conformidade identificados durante os exames de rotina ou que de outra forma ignoraram o total requisitos da Regra 206 (4) -7. Desde 2011, a SEC tomou uma série de empresas de consultoria para execução ao abrigo desta iniciativa e parece continuar em sua busca.

Com um novo ano e novos regulamentos ao virar da esquina, a gerência sênior deve considerar se ou não tempo adicional e / ou recursos precisam ser alocados para ajudar a garantir que o programa de conformidade da empresa seja robusto e o pessoal de conformidade esteja bem treinado. (Para mais informações, consulte: Assessores: Evite o escrutínio da SEC através da conformidade .)

Autor : Craig Watanabe, Consultor de Compliance Sr.; Editor : Tina Mitchell, consultora líder de conformidade principal, Core Compliance & Legal Services, Inc. (CCLS).

Este artigo é para fins informativos e não contém ou transmite conselhos legais ou tributários. As informações aqui contidas não devem ser invocadas em relação a fatos ou circunstâncias particulares sem consultar primeiro um advogado e / ou profissional de impostos.

* Um "fundo reportável" é um fundo registrado na Lei de Sociedades de Investimento de 1940 (por exemplo, um fundo mútuo) para o qual o consultor serve como consultor de investimento (ou subconselheiro) ou está em controle relacionamento (isto é, controle, controlado ou sob controle comum) com o conselheiro ou subscritor principal desse fundo.