As empresas de consultoria financeira precisam intensificar seu jogo quando se trata da supervisão de plataformas de comunicação mais recentes, como redes sociais e mensagens instantâneas, pesquisa pelo provedor de soluções de conformidade Smarsh mostra. O Relatório de pesquisa de conformidade de comunicações electrónicas 2016 destaca lacunas de conformidade e o que as empresas precisam fazer.

Principais achados

Aqui estão algumas conclusões fundamentais do relatório. (Para mais informações, veja: Principais Dores de cabeça de conformidade para consultores financeiros .)

• É mais importante do que nunca supervisionar o cumprimento, mas o trabalho também está se tornando mais desafiador. Para cumprir as obrigações, as equipes de conformidade estão se sentando na mesa com recursos humanos, tecnologia da informação e pessoal de marketing.
• Existem mais formas de se comunicar do que nunca. As mídias sociais, mensagens de texto e mensagens instantâneas fornecem canais que expandem o perímetro de conformidade. Se houver lacunas na supervisão, as empresas podem estar expostas a riscos de conformidade.
• Os departamentos de conformidade estão preocupados com o fato de suas práticas de supervisão de comunicação não se manterem, que as abordagens atuais não identificam riscos nas organizações e que eles estão falhando no foco eficiente dos recursos nas áreas que apresentam os maiores riscos para a empresa. A revisão da mensagem é uma área de especial preocupação.

O estudo Smarsh, que analisa a retenção e supervisão das comunicações eletrônicas, está em seu sexto ano. Embora algumas preocupações sejam consistentes de ano para ano, como o aumento do escrutínio regulatório e o desafio de se adaptar a novos canais de comunicação, as novas tendências geram novos desafios. "As lacunas de política, execução e retenção permanecem altas, deixando as empresas vulneráveis ​​a fraudes não detectadas, erros e penalidades de execução regulatória", afirma Smarsh.

E essas penalidades estão crescendo. Smarsh disse que as multas proferidas pela Autoridade Reguladora da Indústria Financeira relacionadas a casos de comunicações eletrônicas mais do que duplicaram entre 2008 e 2015, quando eram de US $ 6. 2 milhões. A pesquisa disse que as cinco principais preocupações relacionadas à conformidade com as comunicações eletrônicas foram: o aumento do escrutínio por parte dos reguladores, a necessidade de equilibrar a privacidade dos funcionários contra as obrigações de supervisão, o surgimento de novos canais de comunicação, ameaças à segurança cibernética colocadas por plataformas de mensagens eletrônicas e recursos humanos insuficientes para atender necessidades de supervisão de conformidade. (Para mais informações, consulte: FINRA na faixa para Record Year of Fines .)

Além disso, esses recursos não são sobrecarregados apenas pelas funções de conformidade. Smarsh disse que 65% dos entrevistados disseram que as funções de conformidade foram responsáveis ​​pelo tratamento de pedidos de descoberta eletrônica ou outros fins comerciais.Menos de 10% dos entrevistados disseram esperar um aumento significativo nos recursos nos próximos 12 meses. Mais de um quarto disse que os orçamentos insuficientes eram uma preocupação principal, e 38% disseram que a falta de recursos humanos era uma preocupação, ante 30% no ano passado.

O Perímetro de Conformidade

A Smarsh diz uma preocupação principal na expansão do perímetro de conformidade - o conjunto de canais e dispositivos eletrônicos que uma organização usa que exigem políticas de governança, retenção e supervisão. Mas o que determina se uma mensagem é ou não um registro de negócios é o seu conteúdo, o que significa que a equipe de conformidade precisa supervisionar muitos tipos de comunicações, mesmo em dispositivos pessoais ou contas de redes sociais. Alguns progressos foram feitos nesta área, observa o Smarch. O número de empresas com políticas que governam as plataformas de conferência web aumentou para 61% em 2016, ante 50% em 2015. Mas "essas lacunas não estão fechando", conclui o estudo. A porcentagem de empresas que possuem sistemas de arquivamento ou supervisão de novos canais de comunicação permaneceu estagnada e, em alguns casos, caiu, de 2014 a 2016.

Fontes de Risco

Quarenta e oito por cento dos entrevistados disseram que a mídia social era o principal canal de risco de conformidade percebido. Mesmo quando as redes sociais são banidas, uma porcentagem substancial de entrevistados disse que eles teriam uma confiança mínima que poderiam provar que a proibição estava funcionando. As empresas que permitem, mas não arquivam mídias sociais, podem não cumprir as obrigações, adverte Smarsh.

A linha inferior

Em conformidade com as regras da Securities and Exchange Commission destinadas a proteger os investidores, as empresas são obrigadas a arquivar comunicações comerciais eletrônicas em formatos não-redatáveis ​​e não-apagáveis ​​(WORM) por pelo menos três anos e a executar riscos, revisão baseada na correspondência e nas comunicações internas. Mas dado o aumento exponencial do volume de mensagens e dos novos canais, as lacunas na retenção e supervisão são vistas como inevitáveis. "Para dizer sem rodeios, a supervisão está quebrada", disse o CEO Stephen Smarsh. (Para mais, consulte: SEC Impede o número de casos de registro como as multas permanecerem planas .)