Um razão geral atua como um registro de todas as contas e suas transações. O equilíbrio do livro contábil consiste em subtrair o número total de débitos do número total de créditos. Para calcular corretamente os créditos e os débitos, algumas regras devem primeiro ser entendidas.
Em primeiro lugar, os débitos devem, em última instância, igualar créditos. Embora isso possa ser confuso no início, e pode ser tentador simplesmente usar números positivos e negativos para explicar as transações, em última análise, o relacionamento com débito e crédito expressa com mais precisão o que acontece nos negócios.
Em segundo lugar, os débitos aumentam as contas de ativos, despesas e dividendos enquanto os créditos diminuí-los. Pode ser útil usar o mnemônico D. E. A. D. para lembrar disso: Os débitos aumentam as despesas, os ativos e os dividendos.
Em terceiro lugar, o contrário é válido para as contas de responsabilidade, receitas e patrimônio. Os créditos aumentam estes enquanto os débitos os diminuem. O mnemônico por lembrar dessa relação é G. I. R. L. S.: contas que aumentam são Ganhos, Renda, Receitas, Passivos e Patrimônio Líquido.
Como estes têm o efeito oposto nas contas complementares, em última análise, os créditos e os débitos são iguais entre si e demonstram que as contas são equilibradas.
Também é importante lembrar que cada transação pode ser descrita usando o formato de débito / crédito e que os livros devem ser mantidos em equilíbrio para que cada débito seja combinado com um crédito correspondente.
Um débito sem seu crédito correspondente é chamado de débito pendente. Isso pode acontecer quando uma entrada de débito é inserida no lado do crédito ou quando uma empresa é adquirida, mas essa transação não é registrada. Da mesma forma, um ingresso de crédito pode ser inscrito no razão geral quando um depósito é feito, mas precisa de um bilhete de débito compensatório, ao mesmo tempo ou logo depois, para equilibrar os livros.
Para começar, insira todas as contas de débito no lado esquerdo do balanço e todas as contas de crédito à direita. Inclua o saldo para cada um. Considere a conta de débito que cada transação afeta e se ela finalmente aumenta ou diminui essa conta. Por exemplo, diminui o estoque ou aumenta o dinheiro? Finalmente, calcule o saldo de cada conta e atualize o balanço patrimonial.
Quando você terminar, verifique se os créditos são debitados de forma a garantir que os livros sejam equilibrados. Outra maneira de garantir que os livros sejam equilibrados é criar um balanço de teste. Isso significa listar todas as contas no razão e os saldos de cada débito e crédito. Uma vez que os saldos são calculados tanto para os débitos quanto para os créditos, os dois devem corresponder. Se as figuras não são as mesmas, algo perdeu ou mal calculado e os livros não são equilibrados.
O software de contabilidade, como QuickBooks, FreshBooks e Xero, é útil para equilibrar livros, uma vez que esses programas marcam automaticamente todas as áreas em que falta um crédito ou débito correspondente.
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