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A diferença entre um razão geral e o diário geral é que a revista geral é considerada o livro inicial de entrada. O livro geral e o diário geral ajudam a criar um sistema de registro de contabilidade de entrada dupla, que é usado para registrar transações financeiras. Essas duas ferramentas de manutenção de registros registram os dois efeitos diferentes das transações financeiras que incluem débitos e créditos. As transações e os registros do diário geral são transferidos para as contas do razão geral. Depois que os saldos são calculados, eles são transferidos do contabilidade para um saldo de teste. A partir de 2015, a maioria das organizações usa software para registrar transações em livros gerais e revistas gerais.

A revista geral é reconhecida como o primeiro livro de entrada. Este diário é o primeiro lugar onde as transações são registradas. Este método de contabilidade foi mais popular quando os computadores e o software não estavam prontamente disponíveis. Cada página no diário geral incorpora colunas para datas, números de série e registros de débito ou crédito. O diário geral também fornece uma descrição de cada transação. Algumas organizações mantêm revistas especializadas, como revistas de compras ou vendas. As revistas especializadas apenas registram tipos específicos de transações, enquanto as revistas gerais registram todas as outras transações.

Um razão geral geralmente é um arquivo ou livro usado para manter registros de todas as contas relevantes. O razão é usado para rastrear até cinco itens contábeis relevantes que incluem despesas, ativos, receitas, passivos e capital. Cada item de contabilidade relevante tem uma tabela em duas colunas, em forma de T. O título da conta está localizado no topo da tabela em forma de T, e a tabela possui registro de entradas de débito e crédito. As entradas de débito estão localizadas no lado esquerdo da tabela em forma de T, e as entradas de crédito estão localizadas à direita. Para algumas organizações, o razão geral incorpora colunas adicionais para datas, descrições de transações e números de série.