O Enterprise Resource Planning (ERP) é uma metodologia orientada para o processo que integra sistemas usados ​​em diferentes departamentos de uma empresa, permitindo um fluxo fácil e uniforme de informações sob controles definidos, auxiliados pelo uso de aplicativos de software e melhores práticas definidas.

Este artigo descreve as ferramentas usadas no ERP e suas características para as várias funções que eles atendem. Para entender melhor as ferramentas, vamos começar com os requisitos funcionais.

O que é necessário de um sistema ERP?

Qualquer sistema ERP basicamente precisa cumprir os seguintes requisitos funcionais.

• Deve ser um sistema unificado, com aplicativos e interfaces fáceis de usar, que funcionam perfeitamente em vários departamentos com o acesso controlado necessário
• Um banco de dados comum (ou bancos de dados múltiplos, mas compartilhados) acessível através de diferentes aplicativos > Pesquisar e reportar utilitários para gerar relatórios com base em vários parâmetros (como "todas as ordens não enviadas a partir de ontem na categoria 'brinquedos'")
• Escalabilidade, personalização e integração fácil de módulos ad hoc, conforme necessário

As ferramentas que cumprem os requisitos ERP

: Para atender às necessidades dos requisitos funcionais acima mencionados, as seguintes ferramentas e aplicações são integradas obrigatoriamente no sistema ERP.

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Gerenciamento de banco de dados / Armazenamento de dados / Ferramentas de gerenciamento de informações : O armazenamento de dados eo gerenciamento de informações com fluxo de trabalho estabelecido em diferentes departamentos e funções são a espinha dorsal de qualquer sistema ERP. Várias soluções e ferramentas estão disponíveis para o armazenamento de dados, que incluem bancos de dados relacionais de empresas como Oracle, Sybase, DB2 e ofertas gratuitas de código aberto como o Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, etc. Outras ferramentas de gerenciamento de informações podem incluir Content Management Systems (CMS) e aplicações de repositório.

Dependendo da indústria e das funções necessárias, é necessário selecionar um apropriado. Um fabricante pode encontrar um banco de dados transacional como o Oracle ou o MySQL para ser mais relevante à medida que os dados baseados em transações se movem em diferentes estados (de fabricação para inventário para a captura de pedidos para venda ao status de fornecimento). Por outro lado, uma empresa de redação de conteúdo on-line pode encontrar um sistema de repositório CMS com controle de versão melhor adaptado às suas necessidades.

O banco de dados ou o repositório pode ser um único centralizado ou múltiplo com fluxo de dados automático de um banco de dados para o outro. O fluxo de trabalho definido garante um movimento de dados contínuo. Os bancos de dados podem ser hospedados localmente ou remotamente, ou mesmo na nuvem.

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Aplicativos e interfaces com controle de permissão adequado : O armazenamento e gerenciamento de dados requer acesso somente leitura ou edição para processar os dados.Uma vez que os itens são fabricados, eles precisam ser marcados como inventário pronto. O departamento de gerenciamento de estoque atualiza-o como pronto para venda. Após uma compra, o item deve ser atualizado para o status vendido e assim por diante. Para realizar isso, aplicativos e interfaces fáceis de usar fazem parte integrante de qualquer sistema ERP que também tenha controles e permissões definidos. Para e. g. , uma vez que um item está marcado como vendido, apenas os operadores do departamento de logística devem ser capazes de atualizá-lo ainda mais, enquanto os de fabricação ou departamento de inventário devem ter acesso somente a vistas.

Da mesma forma, para uma ferramenta de ERP de escrita de conteúdo, uma vez que um escritor envia o conteúdo ao editor para revisão, apenas o editor deve ser capaz de modificá-lo, para evitar conflitos de duplicação e conteúdo.

Para habilitar tais controles baseados em permissões, aplicativos e interfaces a serem construídos, qualquer solução de ERP que possa ser baseada em navegador, instalações de desktop ou aplicativos de tablet / celular. Uma equipe de fabricação em um local estacionário preferirá uma interface baseada em desktop, enquanto uma equipe de vendas constantemente em movimento se beneficiará de uma interface baseada em navegador ou aplicativo móvel.

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Ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho : Um sistema ERP constitui de múltiplos módulos e repositórios de dados onde as atualizações e ações de dados seguem uma seqüência logicamente definida com base nas necessidades do negócio. Isso constitui o fluxo de trabalho. O fluxo de trabalho pode ser pensado como a mente controlando as várias funções do corpo (fluxo de sangue, ar, alimentos e outros suprimentos, movimento das partes do corpo, etc.). Um fluxo de trabalho claramente definido com acesso apropriado em vários níveis é a parte necessária de qualquer solução ERP.

Ferramentas comumente usadas implementadas dentro da estrutura ERP incluem Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, etc.

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Ferramenta de relatório / Painel : Nível de gerenciamento, nível de departamento , o nível de equipe ou a geração de relatórios de nível individual é outro requisito importante para um sistema ERP. Geralmente, está disponível em uma forma de painel (com uma visualização de dados em tempo real - mostrando informações como pedidos recebidos, mas ainda não enviados, pagamentos falhados da semana passada, etc.) ou relatórios personalizáveis ​​gerados em palavras ou dados comuns - editando aplicativos como planilhas.

A maioria das ferramentas de relatórios e dashboards operam em tempo real (ou com um intervalo de tempo mínimo). Como as aplicações usadas pelos departamentos para atualizações de dados, essas ferramentas de relatórios / exibições do painel estão disponíveis como instalações baseadas em navegador ou desktop. Eles também incluem recursos de relatórios de fim de dia oferecendo e-mails de relatórios com gráficos / gráficos / tabelas como anexos do Microsoft Excel ou Word.

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Ferramentas de comunicação : Em qualquer sistema que trabalha em vários departamentos, a comunicação é obrigatória. Os sistemas ERP facilitam isso, oferecendo ferramentas para geração de correio automatizado baseado em ação, mensagens instantâneas, chat ou recursos de transmissão geral em níveis individuais e de grupo. Diga uma vez que um pedido é marcado como "Pronto para enviar", um remetente automatizado deve ser ativado para o departamento de logística para iniciar o processo de despacho; Ou se uma cozinha de pizzarias desenvolveu um problema, uma mensagem de transmissão geral pode ser enviada para todos os outros departamentos para parar de tomar outras ordens.

Outras funções de mensagens instantâneas (como as de Lync, Chatter ou Yammer) são incorporadas para permitir a comunicação fácil e instantânea.

Além das ferramentas acima que são parte integrante de qualquer sistema ERP, existem outras que podem ser integradas conforme necessário:

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Ferramentas analíticas : A Muitas ferramentas analíticas podem ser integradas no sistema ERP para inteligência de negócios, análise preditiva, mineração de dados e análises relacionadas. Essas ferramentas analíticas são usadas para obter informações valiosas para a criação de decisões comerciais estratégicas com base em dados disponíveis (como monitorar o comportamento do consumidor em torno de compras de feriados, resultados comparativos para produtos em prateleira de cor vermelha com mais vendas do que aqueles em prateleira de cor azul, etc.) >

Ferramentas de alocação de recursos e agendamento de tarefas

: Os sistemas ERP também podem integrar ferramentas para alocar recursos em departamentos e tarefas (para indústrias de trabalho intensivo). Essas ferramentas funcionam no princípio simples do tempo definido tomado por uma tarefa / projeto contra o cronograma de disponibilidade de recursos. Na conclusão da tarefa, o recurso é automaticamente atribuído a uma nova tarefa que corresponde às suas habilidades, ou é colocado em um pool para a próxima tarefa. As ferramentas possuem funcionalidades para intervenção manual no nível de supervisor, caso uma tarefa esteja atrasada. Os benefícios incluem uma visibilidade clara sobre a carga de trabalho atual e futura, a utilização ideal dos recursos, a exploração de possibilidades de automação, etc. ·

Outros complementos em recursos

: os sistemas ERP podem integrar módulos para Gerenciamento de Recursos Humanos, Gerenciamento de Projetos, Tempo Sistemas de rastreamento, Gestão de documentos, etc., de acordo com as necessidades do negócio. Há um grande número de ferramentas disponíveis especificamente para cada setor e tipo de função, e os fornecedores de ERP fornecem sua assistência aos clientes interessados ​​ao selecionar o melhor ajuste. A Internet está sempre disponível para auto-ajuda na obtenção de informações necessárias. A linha inferior :

ERP é uma estrutura complexa para implementar e geralmente precisa de um fornecedor dedicado para implementação. Dois grandes estrangulamentos identificados com as implementações ERP são custos elevados e a falta de aderência às melhores práticas. Embora o custo possa ser atenuado, até certo ponto, por avaliação cuidadosa de fornecedores diferentes e avaliação de ferramentas livres de código aberto, o outro desafio de falhas devido à falta de adesão às melhores práticas pode ser atenuado por treinamento direcionado aos funcionários. A avaliação adequada nas fases iniciais, a parceria com fornecedores com conhecimentos adequados e a clarificação dos requisitos desde o início ajudará a uma implementação eficiente e bem sucedida de ferramentas ERP.