As empresas usam o formulário IRS W-9, o pedido de número de identificação do contribuinte e a certificação, para obter informações dos fornecedores que contratam como contratados independentes (também chamados freelancers). Quando uma empresa paga um contratante independente de US $ 600 ou mais ao longo de um ano fiscal, é obrigado a denunciar esses pagamentos ao IRS em um retorno de informações chamado formulário 1099-MISC. As empresas usam o nome, o endereço e a Segurança Social ou o número de identificação fiscal do formulário W-9 para preencher o formulário 1099-MISC.

As empresas que contratam empreiteiros independentes não retiram imposto de renda ou pagam impostos sobre Medicare ou Segurança Social por seus contratados independentes, como fazem por seus empregados; Os contratantes são responsáveis ​​por essas obrigações. No entanto, o IRS ainda quer saber o quanto esses contratados estão sendo pagos para garantir que os contratados paguem os impostos que devem e usam o formulário 1099-MISC para reunir essa informação. As empresas não enviam o formulário W-9 para o IRS.

Informações necessárias

O formulário W-9 solicita o nome do contratante independente; nome da empresa (se diferente); entidade comercial (empresa unipessoal, sociedade civil, corporação S, sociedade de responsabilidade limitada, sociedade de responsabilidade limitada ou "outro" e número de identificação fiscal da empresa (ou número da Segurança Social, para empresas individuais que não usam uma ID de imposto separada número). O Formulário W-9 também pede a pessoa que o preencha para certificar que ele ou ela está isento de retenção de retenção. A maioria dos contribuintes estão isentos, mas, se não estiverem, a empresa contratando o contratado independente precisará reter imposto de renda do pagamento desse contratante a uma taxa fixa de 28% e enviá-lo para o IRS.

Como o formulário W-9 exige a inclusão de um número de identificação fiscal ou de segurança social, tanto a pessoa preenchendo-o e a empresa que recebe o formulário preenchido deve proteger o formulário cuidadosamente para proteger contra roubo de identidade.

Quando você não deve preencher um W-9

Um contratado independente que recebe um W-9 inesperado deve hesitar antes de preenchê-lo e pesquisar se o solicitante tem um legítimo motivo para solicitar este formulário. As instituições financeiras às vezes usam o formulário W-9 para solicitar informações de um cliente quando precisam divulgar dividendos ou juros. Mas tenha cuidado aqui: a instituição financeira provavelmente já deve ter seu número de identificação fiscal quando você abriu a conta.

Outra situação em que você deve hesitar antes de preencher o formulário W-9 é se a empresa que pede que você preencha é seu empregador e você deve ser classificado como um empregado, e não como contratado independente. A diferença é substancial.

Empregado ou contratado independente?

Se você é um empregado, seu empregador irá reter os impostos sobre o rendimento, reter e pagar os impostos do Seguro Social e do Medicare e pagar o imposto de desemprego sobre o seu salário.Se você é um contratado independente, não será. Isso significa que você será responsável pela participação do empregador nos impostos do Seguro Social e do Medicare e que você não será elegível para compensação por desemprego se você for demitido.

Um empregador sem escrúpulos pode tentar classificar um empregado como contratado independente para economizar dinheiro. Se você é classificado erroneamente como um contratante independente, as "poupanças" do seu empregador sairão do seu bolso. Se você é um empregado, você deve preencher o formulário W-4, e não o formulário W-9. (Veja O Propósito do Formulário W-4 do IRS para mais informações.)

Nem sempre é claro se um trabalhador é um empregado ou um contratado independente, mas em geral, mais controle o O negócio tem sobre o que os trabalhadores fazem e como eles o fazem, mais provável é que eles sejam funcionários. Se o seu sentido de Spidey começar a formigar quando alguém que o contratou chama você de contratado independente, esse é um bom sinal, você deve investigar a situação ainda mais. Comece com a discussão do IRS sobre a diferença entre os dois.

A linha inferior

É importante preencher o W-9 corretamente - mas apenas se você tiver certeza de que é o formulário certo para enviar.

Para obter mais informações sobre formulários fiscais, confira Para o qual é usado o formulário WS 2 do IRS? e Qual a diferença entre o IRS Forms 1040EZ e 1040A?