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Uma despesa operacional (OPEX) é uma despesa necessária para o funcionamento do dia-a-dia de uma empresa. Em contrapartida, uma despesa de capital (CAPEX) é uma despesa que uma empresa incorre para criar um benefício no futuro. OPEX e CAPEX são tratados de forma bastante diferente para fins contábeis e tributários.

Uma despesa de capital é incorrida quando uma empresa gasta dinheiro, garantia ou financiamento de dívidas, quer comprando um novo ativo ou adicionando ao valor de um bem existente com a expectativa de receber benefícios por mais de um ano fiscal. Essencialmente, uma despesa de capital representa um investimento no negócio.

Exemplos de despesas de capital incluem a compra de ativos fixos, como novos prédios ou equipamentos de negócios, upgrades para instalações existentes e a aquisição de ativos intangíveis, como patentes.

As despesas operacionais, por outro lado, são despesas incorridas durante o curso de negócios regulares, tais como despesas gerais e administrativas, pesquisa e desenvolvimento e o custo dos bens vendidos.

O OPEX abrange uma ampla gama de tipos de despesas, gerindo a gama de material de escritório para despesas de viagem e distribuição, taxas de licenciamento, utilitários, seguros de propriedade e impostos sobre propriedades, por exemplo.

Se o equipamento é alugado em vez de comprado, geralmente é considerado uma despesa operacional. As reparações e manutenção geral de ativos fixos existentes, como edifícios e equipamentos, também são consideradas OPEX, a menos que as melhorias aumentem a vida útil do ativo.

Outra diferença entre despesa operacional e despesa de capital pode ser encontrada na forma como os dois tipos de despesas são tratados para fins de contabilidade e imposto de renda. O OPEX é contabilizado em uma demonstração do resultado imediatamente e é totalmente dedutível. CAPEX, no entanto, são depreciados, no caso de ativos fixos, ou amortizados, no caso de ativos intangíveis, ao longo de sua vida útil.

Na gestão dos seus negócios, uma empresa às vezes tem a opção de incorrer em uma despesa operacional ou uma despesa de capital. Por exemplo, se uma empresa precisa de mais espaço de armazenamento para alojar seus dados, pode investir em novos dispositivos de armazenamento de dados como uma despesa de capital ou espaço de arrendamento em um data center como uma despesa operacional.