As diferenças entre uma despesa operacional e uma despesa administrativa são que as despesas operacionais cobrem os custos para produzir produtos e serviços para clientes e as despesas administrativas cobrem despesas gerais gerais que não estão necessariamente ligadas à produção ou um departamento específico dentro da empresa.
As despesas operacionais comuns geralmente incluem custos associados à publicidade, vendas e fabricação geral. Por exemplo, as taxas de aluguel e seguro em um edifício onde a produção é realizada geralmente se enquadram na categoria de despesas operacionais. O equipamento necessário para produzir serviços ou produtos também é qualificado como despesas operacionais.
Os custos gerais, como material de escritório, contas telefônicas e postagem, são considerados despesas administrativas. A remuneração dos funcionários que fornecem suporte geral para a empresa que não está vinculada a um departamento específico são consideradas despesas administrativas. Por exemplo, um recepcionista ou secretário que fornece suporte para vários departamentos é pago sob despesas administrativas. As despesas administrativas também podem incluir honorários legais e profissionais, custos de depreciação de seguros e salários de executivos e diretores.
Quando as empresas acham que são necessárias reduções orçamentárias, as despesas administrativas geralmente são as primeiras a sofrer cortes. Os executivos avaliam as despesas operacionais e administrativas necessárias. Eles tendem a colocar mais dinheiro e esforço para despesas operacionais porque os lucros derivam das vendas de produtos e serviços. Embora as despesas administrativas ajudem a manter o negócio em funcionamento, as empresas geralmente buscam minimizar os custos em áreas que não afetam a produção ou a produtividade. No entanto, se os custos de produção de produtos que não estão sendo vendidos se tornem excessivos, podem ser feitas reduções nas despesas operacionais para focar mais interesse financeiro na produção de produtos e serviços que são comercializáveis e exigidos pelos consumidores.
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