Sempre que você contrata um empregado doméstico a quem paga salários de US $ 1, 900 ou mais em um ano, você insere um labirinto de formulários de governo e regras fiscais que você deve seguir para evitar problemas o Internal Revenue Service (IRS) - e, potencialmente, as Imigrações dos EUA e a Alfândega, se você estiver empregando alguém que não pode trabalhar legalmente nos EUA

Felizmente, os salários pagos ao seu cônjuge e a qualquer criança com menos de 21 anos são excluídos. Assim, os fundos são pagos a um empregado com menos de 18 anos, desde que o emprego doméstico não seja a principal ocupação dessa pessoa. Isso excluiria, digamos, um estudante de 17 anos que faz horas como babá.

Algumas pessoas tentam evitar essas leis e regulamentos alegando que um trabalhador doméstico é um contratado independente em vez de um empregado, mas há alguns testes rígidos que devem ser aprovados para que esse pedido seja qualificado. Um teste de IRS-chave que geralmente termina na determinação de que um trabalhador doméstico é um funcionário: "Se você tem o direito de controlar ou direcionar não apenas o que deve ser feito, mas também como deve ser feito , então seus trabalhadores são os funcionários mais prováveis. "

Se você classificar de forma incorreta os trabalhadores como contratados independentes para evitar o pagamento de impostos, o resultado pode ser uma enorme taxa de imposto e até multas por não pagar impostos sobre a folha de pagamento e não apresentar os formulários adequados. Na verdade, a única maneira de evitar a documentação necessária e as cobranças de impostos é contratar funcionários através de uma agência que faz todo esse trabalho para você. Não está usando uma agência? Siga os passos aqui.

Formulários para preencher e arquivar antes de contratar

Antes de realmente contratar alguém, você precisará preencher o formulário de verificação de elegibilidade de emprego I-9, que inclui seções para você e seu potencial empregado. Uma vez que você tenha preenchido o formulário, você deve mantê-lo em um arquivo com outra documentação de contratação caso alguma vez tenha alguma dúvida sobre o direito legal do trabalhador para trabalhar nos EUA (Este formulário não precisa ser arquivado no governo. )

Em seguida, você precisa entrar em contato com sua agência estatal de emprego para ver se existem formulários que precisam ser arquivados no momento em que contrata alguém. Você também precisa descobrir o que, se houver, os impostos estaduais devem ser pagos. Um ótimo lugar para iniciar sua pesquisa sobre as regras e regulamentos estaduais é o imposto de folha de pagamento. com.

Certifique-se de verificar se os potenciais funcionários têm seu número de Seguro Social. Caso contrário, eles devem obter um da Administração da Segurança Social (SSA) antes de começar a trabalhar para você. Se eles disserem que seu cartão de segurança social está perdido, você precisará pedir que eles se candidatem para uma substituição da SSA. Você não quer arriscar entrar em problemas por contratar um trabalhador que não é elegível para emprego na U.S.

Você também deve solicitar um Número de Identificação do Empregador (EIN) do IRS. Não há cobrança por este serviço, que está disponível on-line, por fax ou por correio.

Impostos que você deve reter

Quando você paga seu empregado, você precisará reter a contribuição do empregado para os impostos do Seguro Social e Medicare do seu cheque de pagamento (a menos que você decida pagar as contribuições do empregado e do empregador para esses impostos , caso em que você não reteria nada do cheque de pagamento). O governo exige 15. 3% dos salários em dinheiro - 2. 9% para Medicare e 12. 4% para Segurança Social. Uma metade disso é a participação dos funcionários, a outra metade é a participação do empregador. Então, se você reter esses impostos do cheque de pagamento do seu empregado, você deve deduzir 1. 45% para Medicare e 6. 2% para Segurança Social.

Você não é obrigado a reter o imposto de renda federal do salário de um empregado doméstico, a menos que ele ou ela peça que você o faça. Mas você precisará verificar com seu escritório estatal de emprego para descobrir se algum imposto de renda do estado deve ser retido.

Outro imposto que você pode precisar pagar é o Federal Unemployment Tax (FUTA). Você se torna responsável por este imposto se você pagar mais de US $ 1 000 por quarto para funcionários domésticos. O FUTA é de 6% dos salários FUTA do seu empregado até os primeiros $ 7 000 obtidos. Você pode reduzir os impostos federais se o seu estado exige que você pague o imposto estatal sobre o desemprego. Na verdade, você pode obter um crédito até 5. 4%, dependendo das regras de desemprego do seu estado.

Registros que você deve manter

Ao pagar seu (s) empregado (s), você precisa manter registros detalhados. Você deve ter escrito uma prova de:

• Salários em dinheiro e em dinheiro não remunerado de cada empregado.

• Os impostos que você concorda em pagar em nome do seu empregado, como a parte do empregado do imposto da Segurança Social ou do imposto sobre o Medicare.

• Qualquer imposto que você retiene para o empregado.

• Qualquer imposto que você paga como empregador, como taxas de desemprego.

• Um registro do número da Segurança Social de cada empregado.

Formulários que você arquivo no final do ano fiscal

Enquanto você mantiver registros precisos, deve ser bastante fácil arquivar os formulários de imposto de fim de ano. Até 31 de janeiro do próximo ano (ou o primeiro dia de trabalho após 31 de janeiro), você precisará fornecer aos seus funcionários um W-2 completo, salário e declaração de imposto, o que mostra o quanto eles ganharam no ano anterior e quanto tem sido retido para fins fiscais. Até o final de fevereiro, você deve enviar uma cópia deste W-2 para a Administração da Segurança Social. Geralmente, é uma boa idéia enviá-lo ao mesmo tempo que você o entrega ao seu empregado para evitar o esquecimento de enviá-lo mais tarde.

Quando você arquiva seus impostos de renda pessoal para o ano, você precisará incluir o Cronograma H, Impostos sobre o Emprego do lar para informar os impostos domésticos sobre os quais você é obrigado. Se os impostos relacionados ao empregado adicionarem significativamente aos impostos que você deve, você deve incluir pagamentos para esses impostos em pagamentos de impostos estimados trimestralmente.

Os pagamentos de impostos estimados são devidos no dia 15 de abril, junho e setembro, durante o ano fiscal e no dia 15 de janeiro do próximo ano.Se a data de vencimento cai em um dia sem trabalho, os impostos estimados são devidos no próximo dia útil. Se você não pagar os impostos estimados, você pode acabar pagando juros e multas, dependendo do quanto você ainda deve em impostos. Geralmente, você deve pagar pelo menos 90% dos impostos que você deve em 15 de janeiro do próximo ano. Você não pode esperar até que você arquive seus impostos até 15 de abril para fazer pagamentos até os 90%, mas você pode evitar penalidades e juros se você pagar os últimos 10% até 15 de abril.

A linha inferior

Quando você contrata funcionários domésticos, há uma grande quantidade de documentos governamentais para preencher e inúmeras regras a seguir. Faça uma lista de verificação de todas as etapas e datas para os arquivamentos de impostos e mantenha registros organizados. Certifique-se de saber o que se espera de você para evitar problemas com o IRS ou outras entidades governamentais.

Veja Seguro de guarda-chuva e ajuda doméstica e Como funciona o seguro Umbrella para saber mais sobre a cobertura de seguro adicional que você pode precisar ao contratar funcionários domésticos.