"Per diem" ou taxa diária é um montante fixo de reembolso pago aos funcionários para hospedagem diária, refeições e despesas incidentais incorridas durante viagens relacionadas a negócios. As tarifas são definidas anualmente pela Administração de Serviços Gerais (GSA) para destinos dentro da U. S. Continental; as taxas não estrangeiras (por exemplo, Alaska, Havaí, Porto Rico e Guam) são definidas pelo Departamento de Defesa; e as taxas estrangeiras (em qualquer lugar fora da U. S. e seus territórios) são estabelecidas pelo Departamento de Estado.

Se você viajar para negócios ou ter funcionários que viajam, é importante entender o diário, que oferece uma alternativa ao reembolso com base em registros detalhados de despesas e requer uma elaboração de contas menos elaborada. Aqui, respondemos as perguntas que você pode ter sobre per diem, como funciona e o que isso envolve fiscal.

O que faz a capa per Diem?

O GSA divide as taxas diárias em duas categorias:

• Refeições e despesas acessórias (M & IE)

• Hospedagem

A categoria de refeições e despesas acessórias (M & IE) abrange todas as refeições (café da manhã, almoço e jantar) e serviço de quarto; Lavandaria, limpeza a seco e aperto de roupas; e taxas e dicas para as pessoas que prestam serviços, como servidores de alimentos e porta-bagagens. As taxas diárias para as refeições variam de acordo com a localização e são divididas em seis níveis.

As cidades principais geralmente possuem o nível de perdiem máximo de US $ 74 (para o ano fiscal de 2017); as cidades menores que hospedam viagens substanciais relacionadas a negócios têm diárias que se enquadram na faixa de nível 2 para nível 5 ($ 51 a $ 66); e as áreas que normalmente não são visitadas pelos viajantes de negócios terão a taxa mínima de $ 51.

A categoria de hospedagem abrange acomodações para estadias noturnas, como hotéis, motéis, pousadas, resorts e apartamentos.

Uma taxa diária separada é definida para M & IE e hospedagem para cada local.

Por exemplo, para o ano fiscal de 2017, as taxas diárias para Atlanta são de US $ 140 para hospedagem e US $ 69 para o M & IE. Para Chicago, as taxas de hospedagem variam entre US $ 137 e US $ 212, dependendo do mês, eo diário de M & IE é de US $ 74.

Por que as taxas por diária diferem por localização?

As taxas diárias são baseadas no custo de vida de uma área. As taxas diárias em grandes cidades, como Chicago, Nova York e Los Angeles, são mais altas do que para áreas não-metropolitanas, porque os bens e serviços em cidades maiores geralmente são mais caros. As taxas de hospedagem também podem variar de acordo com o mês em resposta à oferta e à demanda. O maior alojamento per diem na cidade de Nova York, por exemplo, coincide com o outono, a estação que atrai a maioria dos turistas e viajantes de negócios.

As taxas diárias são atualizadas anualmente e se tornam efetivas no dia 1 de outubro, primeiro dia do ano fiscal do governo federal.

Como faço para encontrar taxas diárias para um local específico?

Pergunte ao departamento de Recursos Humanos ou Contabilidade do seu empregador para taxas específicas, ou procure as informações pessoalmente, visitando o site da GSA onde você pode pesquisar por cidade, estado ou CEP para o ano fiscal atual (1 de outubro a 30 de setembro ). Se você quiser ver o próximo ano fiscal ou qualquer outro ano desde 1997, procure por estado e selecione o ano apropriado no menu drop-down. Clique em "Encontrar taxas diárias" para ver os resultados, que são discriminados por destino principal, município, alojamento máximo por mês e refeições e despesas acessórias (M & IE).

Se você procurar uma área que não esteja coberta pelas tabelas do GSA (por exemplo, se você procurar o Havaí, que não faz parte dos EUA continentais), aparecerão dois links que irão direcioná-lo para o site apropriado: o Departamento de Defesa para viagens não estrangeiras (Alasca, Havaí, Porto Rico e Guam) e o Departamento de Estado para todos os destinos estrangeiros.

E se minha localização não estiver listada nas tabelas do GSA?

Uma taxa padrão de $ 51 per diem para refeições e despesas acessórias e uma taxa padrão de US $ 93 por diem para hospedagem (ano fiscal 2018) aplica-se a qualquer local que não tenha uma taxa especificada nas tabelas GSA. Isso é válido para todos os estados na U. S.

O meu empregador tem que usar as taxas estabelecidas pela Administração de Serviços Gerais?

Enquanto a maioria das empresas usa as taxas diárias estabelecidas pelo GSA, eles podem usar métodos alternativos de reembolso. Por exemplo, os empregadores podem usar o método IRS high-low, que estabelece uma taxa fixa per diem para locais de alto custo (por exemplo, New York, Chicago e District of Columbia) e uma taxa fixa para todos os outros locais. Para viajar em ou após 1 de outubro de 2016, a taxa é de US $ 282 (US $ 68, se M & IE somente) para viajar para qualquer área de alto custo e US $ 189 (US $ 57 M & IE) para viajar para qualquer outro local nos EUA continentais (os números podem aumentar em e após 1 de outubro de 2017.)

Tenho de pagar impostos sobre os reembolsos diários?

Os pagamentos diários não são considerados salários - e, portanto, não são tributáveis ​​- desde que atinjam certas condições. Você estará sujeito a impostos se qualquer uma das seguintes condições for verdadeira:

• O pagamento é superior à taxa diária permitida.
• Você não apresentou um relatório de despesas com seu empregador.
• Seu relatório de despesas não incluiu a data, a hora, o local, o montante e a finalidade comercial da despesa.
• Seu empregador simplesmente deu-lhe uma receita diária e não exigiu um relatório de despesas.

Se qualquer uma das situações acima for verdadeira, seu per diem será considerado salário e estará sujeito à retenção de imposto de renda e aos impostos sobre a folha de pagamento. O montante será reportado pelo seu empregador no seu formulário W-2. Se é apenas que seu per diem estava acima da taxa de diária federal permitida, apenas o montante em excesso será considerado salário.

Para fundamentar sua viagem e despesas relacionadas, você será obrigado a manter um registro que inclua os dias que você viajou para negócios, onde você foi e o objetivo comercial da viagem.Nota: Se a sua viagem relacionada com negócios dura mais de um ano em um local - mesmo que envolva duas ou mais atribuições separadas - você não pode ser elegível para isenção de imposto de acordo com as regras fiscais diárias. Para evitar consequências fiscais desfavoráveis, consulte o seu consultor fiscal antes de embarcar em uma viagem comercial alargada.

Pode cada dia ser usado como uma alternativa salarial?

Como os pagamentos diários não são tributáveis, algumas pessoas podem levantar a questão: "Posso aceitar um salário mais baixo com per diem em vez de um salário mais alto sem per diem? "A resposta é não: as políticas diárias não podem ser criadas de forma a permitir o que os salários devem ser rotulados como outra coisa - neste caso, per diem.

A linha inferior

Os pagamentos diários fornecem reembolso aos funcionários que viajam para fins comerciais. As taxas variam de acordo com a localização e a época do ano, e são divididas em duas categorias: alojamento e refeições e despesas acessórias. Enquanto seus pagamentos não excederem a taxa máxima diária, eles não são tributáveis; se os pagamentos diários excederem os limites federais, qualquer excesso será tributado como receita ordinária.

As taxas diárias podem mudar anualmente, e as leis fiscais diárias podem ser complicadas. Consulte um especialista em impostos qualificado se tiver dúvidas ou preocupações sobre a política diária de sua empresa. Para obter mais conselhos sobre formas de lidar com as despesas dos funcionários, consulte Usando cartões de crédito de negócios estrategicamente .