Uma vez que você arquivou sua declaração de imposto, você provavelmente não sente como manter todos os papéis - W-2, 1099s e mais - ou mesmo pensar em impostos. Mas existem alguns documentos que você deseja manter indefinidamente. Fazer uma prática de manter os papéis que você precisa para o futuro irá pagar as economias de impostos mais tarde. Aqui está um resumo desses documentos e por que você deve mantê-los.

Cópias de Devoluções

O IRS tem um tempo limitado para a auditoria de retornos (geralmente três anos a partir da data de vencimento do retorno). No entanto, este limite não se aplica se o IRS acha que nunca apresentou um retorno. Se o IRS lhe enviar uma carta indicando que você nunca arquivou, cabe a você provar o contrário. Para fazer isso, guarde uma cópia do seu retorno para sempre, , juntamente com a prova de arquivamento. O tipo de prova depende da forma como apresentou o seu retorno:

• Para devoluções de papel: um recibo registrado ou certificado ou o deslize de um transportador privado (por exemplo, FedEx, UPS).

• Para retornos eletrônicos: o e-mail que reconheceu seu retorno foi aceito para arquivamento. Se você usar o software para arquivar, o e-mail é gerado pelo software (por exemplo, o TurboTax lhe envia um e-mail). Se você usar um preparador pago, peça um reconhecimento ao preparador de que seu retorno foi aceito para a apresentação.

O mesmo é verdade para declarações de imposto de renda do estado. Mantenha para sempre uma cópia da declaração de imposto de renda do estado, juntamente com a prova de arquivamento.

Documentos para a sua casa

Para muitas pessoas, uma residência pessoal é o seu maior activo único, e que pode gerar uma taxa de imposto considerável quando vendida. A lei tributária permite até $ 250, 000 de ganho na venda de uma residência principal ($ 500, 000 para arquivadores conjuntos) se determinadas condições forem atendidas. Se essas condições não forem cumpridas, ou se o ganho exceder o limite do dólar, gera um lucro tributável. Para minimizar o ganho, é útil maximizar a base do lar. A base, que começa com o que você pagou pela casa, pode ser aumentada por melhorias de capital, como uma adição, um novo telhado, aparelhos, uma piscina no solo e paisagismo.

Quanto mais tempo você possui a casa, mais provável que (a) o preço que você obtenha quando você venderá será maior do que o que pagou e (b) que você colocou mais dinheiro no casa para melhorias. Encontre uma lista de melhorias de capital para as quais você deve economizar recibos ou outra prova de pagamento na publicação 523 do IRS.

Além das melhorias de casa, mantenha sua declaração de liquidação inicial e outros documentos relacionados à compra. Isso permite que você adicione à sua base de custos o seguinte:

• Taxas de resumo (resumo das taxas de título)

• Encargos para instalação de serviços de utilidade

• Taxas legais (incluindo taxas para busca de título, preparação do contrato de venda e preparação a escritura)

• Taxas de gravação

• Taxas de pesquisa

• Seguro de título

• Impostos de transferência ou de selo

Mantenha um registro desses gastos pelo tempo que você possui sua casa e, em seguida, por pelo menos três anos depois de arquivar o retorno do relatório da venda.O período de três anos na maioria dos casos é o momento em que o IRS pode questionar sua posição.

Custos de aquisição para a propriedade

Como no caso de melhorias domiciliares, você deseja manter registros relacionados a outras propriedades - estoques, casas de férias, propriedades de aluguel ou obras de arte. Mais uma vez, você precisa saber o que você pagou pela propriedade, incluindo comissões e outros custos de aquisição, para que você possa calcular adequadamente o lucro quando você vende. Se você não fizer isso, você pode ter que pagar mais em impostos do que seria devido (depende de você provar sua base de imposto se o IRS desafiar seu retorno).

Como no caso de registros relacionados à sua casa, mantenha esses registros contanto que você possua a propriedade e, em seguida, por pelo menos três anos depois de arquivar o relatório de retorno da venda da propriedade.

Nota: As empresas de corretagem e as empresas de fundos mútuos agora são obrigadas a fornecer informações de base sobre certos valores mobiliários (por exemplo, ações adquiridas a partir deles desde 2011). No entanto, é aconselhável que você conserve essas informações no caso de mudar empresas ou empresas se fundirem e seus registros são perdidos (acontece).

Propriedade herdada

Quando você herança a propriedade, sua base de imposto torna-se o valor da propriedade na data da morte da pessoa que a deixou para você (chamada base intensificada). Os grandes estados (aqueles com valor superior a US $ 5, 43 milhões para aqueles que morrem em 2015) relatam o valor de uma declaração de imposto de propriedade federal (Formulário 706). Os estados mais pequenos podem ter que denunciar o valor da propriedade nos formulários estaduais de imposto de morte, mesmo que não seja devolvido nenhum retorno federal. Pergunte ao executor, administrador ou representante pessoal da propriedade para esta informação.

Para propriedades que não são necessárias para registrar esses retornos, cabe aos herdeiros determinar o valor, que se torna a base da propriedade. Se você herdar títulos negociados publicamente, obtenha o valor deles para a data da morte. Se você herdar realty, você pode querer obter uma avaliação do tempo da morte para que você possa demonstrar sua base mais tarde. Mais uma vez, como com outras propriedades, mantenha essa informação durante o tempo que você possui a propriedade, além do período em que o IRS pode questionar seu relatório de uma venda.

A linha inferior

Recordkeeping pode parecer tedioso e pesado. Crie um sistema de manutenção de registros que funcione para você. Simplifique seus documentos criando um registro eletrônico (por exemplo, digitalize documentos que deseja manter e guarde em um arquivo em seu laptop, em uma movimentação de polegar ou na nuvem).

Para saber mais sobre a salvaguarda de todos os seus documentos importantes, consulte 8 Salvaguardas financeiras se ocorrer desastre. E se você ainda tem negócios de impostos inacabados no ano passado, veja Erro? Como enviar uma declaração de imposto alterada e Você perdeu o prazo de retorno de imposto: agora, o quê?