Um indivíduo necessário para dirigir para o trabalho está autorizado a tomar uma dedução de milhagem em seu imposto sobre o rendimento do imposto federal ao cumprir determinados critérios. Além disso, os indivíduos que capitalizam esta oportunidade devem documentar as viagens e estar preparados para apresentar provas de apoio sobre como a dedução é calculada. Se essas obrigações forem cumpridas, o contribuinte goza do benefício de reduzir seu imposto de renda.

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1. Qualifique-se para a dedução de quilometragem

Antes de informações de registro para uma possível dedução de milhagem, alguns critérios devem ser atendidos para obter o benefício. Um contribuinte pode tomar a dedução de milhagem para viajar do escritório para um local de trabalho, do escritório para um segundo lugar de negócios ou para dirigir a recados relacionados com negócios. Além disso, um contribuinte pode incluir viagens realizadas com clientes, indo ao aeroporto, visitando clientes para empresas ou buscando um novo emprego na mesma indústria.

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2. Determinar método de cálculo

Um contribuinte pode escolher entre duas alternativas de contabilidade para o valor da dedução de milhagem. Os dois métodos variam, uma vez que não exige a manutenção de um registro de milhagem. Se um contribuinte optar por tomar a dedução de milhagem padrão, ela só precisa manter um registro da quilometragem qualificada conduzida. Se ela optar por deduzir as despesas reais do veículo para o ano, ela deve manter todos os recibos e documentação relevante relativa aos encargos feitos para o veículo.

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3. Registro do Odometro no início do ano fiscal

O Internal Revenue Service (IRS) exige que um contribuinte registre o odômetro de veículos comerciais no início do ano fiscal. Esta informação está documentada no Formulário 2106. Se o veículo for comprado durante o ano e não for novo, o contribuinte deve registrar a leitura do odômetro a partir do primeiro dia em que foi implantado.

4. Manter o registro de condução (se necessário)

Se um contribuinte escolher a dedução de milhagem padrão, ela deve manter um registro de quilômetros conduzido. O IRS requer informação específica para ser mantida, ou ela pode estar sujeita a desqualificação de tomar a dedução. No início de cada viagem, o contribuinte marca a leitura do odômetro do veículo e lista o propósito, a localização inicial, a localização final e a data da viagem. Após a conclusão da viagem, ela assinala a leitura do odômetro final e subtrai essa figura desde o início lendo para encontrar a quilometragem total para a viagem. O registro de condução deve ser mantido em tempo hábil com detalhes específicos, pois as estimativas e os arredondamentos não são permitidos.

5. Manter registro de recibos (se necessário)

Se um contribuinte escolher a dedução de despesa real, ela não é obrigada a manter um registro de milhagem. Em vez disso, ela deve manter cópias de recibos relevantes e documentação.Cada documento deve incluir a data, o valor em dólares do serviço ou serviço adquirido e as informações relativas ao bem ou ao serviço real fornecido.

6. Odometria no final do ano fiscal

No final do ano fiscal, o contribuinte registra a leitura do odômetro final. Esta figura é usada em conjunto com a leitura do odômetro no início do ano para calcular o total de milhas conduzidas no carro para o ano. A informação, incluindo a porcentagem de quilômetros gerados para fins comerciais, é exigida no Formulário 2106.

7. Quilometragem de Registro em Declaração de Imposto

Ao final do ano fiscal, um contribuinte enumera o montante total de milhas conduzido no Formulário 2106, Linha 13. Este valor é calculado pela taxa de milhagem padrão do ano para determinar o valor da franquia do dólar . Alternativamente, ela pode organizar os recibos das despesas reais em grupos, incluindo gasolina, petróleo, reparos, seguros, aluguel de veículos e depreciação.

8. Conservar documentação

Um contribuinte deve manter a documentação relativa a uma dedução de milhagem por pelo menos três anos. Se a documentação for solicitada ao IRS para fundamentar os cálculos da dedução de milhagem, o contribuinte deve manter uma cópia dos registros antes de dispersar a informação às autoridades fiscais. Para minimizar o risco de perda de informação, ela deve manter um registro físico separado para cada ano de imposto separado.