Um indivíduo necessário para dirigir para o trabalho está autorizado a tomar uma dedução de milhagem em seu imposto sobre o rendimento do imposto federal ao cumprir determinados critérios. Além disso, os indivíduos que capitalizam esta oportunidade devem documentar as viagens e estar preparados para apresentar provas de apoio sobre como a dedução é calculada. Se essas obrigações forem cumpridas, o contribuinte goza do benefício de reduzir seu imposto de renda.

1. Qualifique-se para a dedução de quilometragem

Antes de informações de registro para uma possível dedução de milhagem, alguns critérios devem ser atendidos para obter o benefício. Um contribuinte pode tomar a dedução de milhagem para viajar do escritório para um local de trabalho, do escritório para um segundo lugar de negócios ou para dirigir a recados relacionados com negócios. Além disso, um contribuinte pode incluir viagens realizadas com clientes, indo ao aeroporto, visitando clientes para empresas ou buscando um novo emprego na mesma indústria.

2. Determinar método de cálculo

Um contribuinte pode escolher entre duas alternativas de contabilidade para o valor da dedução de milhagem. Os dois métodos variam, uma vez que não exige a manutenção de um registro de milhagem. Se um contribuinte optar por tomar a dedução de milhagem padrão, ela só precisa manter um registro da quilometragem qualificada conduzida. Se ela optar por deduzir as despesas reais do veículo para o ano, ela deve manter todos os recibos e documentação relevante relativa aos encargos feitos para o veículo.

3. Registro do Odometro no início do ano fiscal

O Internal Revenue Service (IRS) exige que um contribuinte registre o odômetro de veículos comerciais no início do ano fiscal. Esta informação está documentada no Formulário 2106. Se o veículo for comprado durante o ano e não for novo, o contribuinte deve registrar a leitura do odômetro a partir do primeiro dia em que foi implantado.

4. Manter o registro de condução (se necessário)

Se um contribuinte escolher a dedução de milhagem padrão, ela deve manter um registro de quilômetros conduzido. O IRS requer informação específica para ser mantida, ou ela pode estar sujeita a desqualificação de tomar a dedução. No início de cada viagem, o contribuinte marca a leitura do odômetro do veículo e lista o propósito, a localização inicial, a localização final e a data da viagem. Após a conclusão da viagem, ela assinala a leitura do odômetro final e subtrai essa figura desde o início lendo para encontrar a quilometragem total para a viagem. O registro de condução deve ser mantido em tempo hábil com detalhes específicos, pois as estimativas e os arredondamentos não são permitidos.

5. Manter registro de recibos (se necessário)

Se um contribuinte escolher a dedução de despesa real, ela não é obrigada a manter um registro de milhagem. Em vez disso, ela deve manter cópias de recibos relevantes e documentação.Cada documento deve incluir a data, o valor em dólares do serviço ou serviço adquirido e as informações relativas ao bem ou ao serviço real fornecido.

6. Odometria no final do ano fiscal

No final do ano fiscal, o contribuinte registra a leitura do odômetro final. Esta figura é usada em conjunto com a leitura do odômetro no início do ano para calcular o total de milhas conduzidas no carro para o ano. A informação, incluindo a porcentagem de quilômetros gerados para fins comerciais, é exigida no Formulário 2106.

7. Quilometragem de Registro em Declaração de Imposto

Ao final do ano fiscal, um contribuinte enumera o montante total de milhas conduzido no Formulário 2106, Linha 13. Este valor é calculado pela taxa de milhagem padrão do ano para determinar o valor da franquia do dólar . Alternativamente, ela pode organizar os recibos das despesas reais em grupos, incluindo gasolina, petróleo, reparos, seguros, aluguel de veículos e depreciação.

8. Conservar documentação

Um contribuinte deve manter a documentação relativa a uma dedução de milhagem por pelo menos três anos. Se a documentação for solicitada ao IRS para fundamentar os cálculos da dedução de milhagem, o contribuinte deve manter uma cópia dos registros antes de dispersar a informação às autoridades fiscais. Para minimizar o risco de perda de informação, ela deve manter um registro físico separado para cada ano de imposto separado.