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A principal diferença entre a contabilidade de caixa e base de caixa reside no momento em que as receitas e as despesas são reconhecidas. O método de caixa é usado principalmente por pequenas empresas e por finanças pessoais. O método de caixa contabiliza receitas somente quando o dinheiro é recebido e para despesas somente quando o dinheiro é pago. Por outro lado, o método de competência contabiliza a receita quando é gerado e as despesas de bens e serviços quando são incorridos. A receita é registrada mesmo que o dinheiro não tenha sido recebido ou se as despesas tenham sido incorridas, mas nenhum dinheiro foi pago. A contabilidade de contas é o método mais comum usado pelas empresas.

Por exemplo: Digamos que você possui uma empresa que vende máquinas. Se você vende US $ 5 000 em máquinas, de acordo com o método de caixa, esse valor não está registrado nos livros até o cliente entregar o dinheiro ou você receber o cheque. De acordo com o método da competência, os $ 5000 são registrados como receita imediatamente quando a venda é feita, mesmo se você receber o dinheiro alguns dias ou semanas depois. O mesmo ocorre com as despesas. Se você receber uma conta de eletricidade por US $ 1700, de acordo com o método de caixa, o valor não é adicionado aos livros até que você realmente pague a conta. No entanto, de acordo com o método de competência, os $ 1700 são registrados como despesa no dia em que você recebe a conta.

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