Se você trabalha como freelancer ou contratado independente, a maioria de seus clientes deve pedir que você complete o formulário W-9 do IRS e um Pedido de número de identificação e certificação do contribuinte. Este formulário ajuda as empresas a obter informações importantes de seus fornecedores, a fim de preparar os retornos de informações para o IRS. As empresas devem arquivar devoluções de informações usando o formulário 1099-MISC sempre que pagam um freelancer ou contratado independente no total de US $ 600 ou mais ao longo do ano (veja o Propósito dos Formulários 1099).

Seus clientes usarão as informações em seu W-9 para colocar seu nome, nome da empresa, endereço e número de identificação do contribuinte (TIN) no 1099-MISC que eles apresentam sobre você. Eles enviarão uma cópia de 1099-MISC para o IRS e outra cópia para você no final de janeiro, após o final do ano fiscal.

Outras circunstâncias para as quais você pode ser solicitado a preencher um W-9 incluem:

• Certas transacções imobiliárias
• Pagamento de juros hipotecários
• Aquisição ou abandono de imóveis protegidos
• Cancelamento de dívida > Contribuições para um acordo de aposentadoria individual (IRA)

Para mais informações sobre seus usos - e quando você deve questionar ter que assinar um - leia O Propósito do Formulário W-9.

Instruções passo a passo

O formulário W-9 é um dos formulários IRS mais fáceis para completar, mas se os formulários fiscais o deixam nervoso, não se preocupe. Nós o seguiremos pela maneira correta de completá-lo.

Passo 1:

Digite seu nome conforme mostrado em sua declaração de imposto. Fácil, certo?

Etapa 2:

Digite o nome da empresa ou o nome da "entidade desrespeitada", se diferente do acima. Por exemplo, você pode ser um proprietário único, mas, para fins de marketing, você não usa seu nome pessoal como nome comercial; Em vez disso, você está "fazendo negócios como" algum outro nome. Você entraria nesse nome aqui. Quanto à parte da entidade desconsiderada, se você não sabe o que é, provavelmente você não é um. O tipo mais comum de entidade desconsiderada é uma empresa de responsabilidade limitada de um só membro, e as empresas individuais e as corporações S nunca são classificadas como entidades desconsideradas. Passo 3:

Que tipo de entidade comercial você está para a classificação de imposto federal: empresa unipessoal, parceria, corporação C, corporação S, confiança / propriedade, sociedade de responsabilidade limitada ou "outro"? Verifique a caixa apropriada. Se você não tem certeza, você provavelmente é uma empresa unipessoal, porque você teria que depositar uma grande quantidade de papelada para se tornar uma das outras entidades. Passo 4:

Isenções. É provável que você deixe essas caixas em branco. Aqui estão algumas exceções: 1. Os beneficiários que estão isentos de retenção de retenção, como corporações (na maioria dos casos), podem precisar inserir um código na caixa "Código de beneficiário isento". As instruções do formulário W-9 listam os beneficiários isentos e seus códigos, e para quais tipos de pagamentos esses códigos devem ser usados.As empresas que preencherem um W-9 para receber juros ou pagamentos de dividendos, por exemplo, inseririam o código "5. "

2. Os beneficiários que estão isentos de notificação nos termos da Lei de Conformidade do Imposto de Conta Externa (FATCA) podem precisar inserir um código na caixa "Exoneração do código de relatório da FATCA". Nenhuma dessas caixas se aplicará ao empreiteiro independente típico ou freelancer.

Etapa 5:

Forneça seu endereço, cidade, estado e CEP. E se o seu endereço residencial for diferente do endereço comercial? Qual endereço você deve fornecer no formulário W-9? Use o endereço que você usará na sua declaração de imposto. Por exemplo, se você é um proprietário único que aluga o espaço de escritório, mas você arquiva sua declaração de imposto usando seu endereço residencial, insira seu endereço residencial no formulário W-9 para que o IRS não tenha problemas para combinar seu 1099 com seu formulário 1040 . Etapa 6:

Nesta etapa opcional, você pode fornecer o nome e o endereço do solicitante. Você pode querer preencher esta caixa para manter um registro de quem você forneceu o seu número de identificação fiscal. Passo 7:

O IRS chama esta seção Parte I, que deve fazer você se perguntar o que todos os passos que você acabou de completar foram. Aqui, você deve fornecer o número de identificação fiscal da sua empresa, que será seu número de Segurança Social individual (SSN) se você for um proprietário único ou seu número de identificação do empregador (EIN) se você for outro tipo de negócio. Agora, algumas empresas individuais também possuem EINs, mas o IRS prefere que os proprietários individuais usem seus SSNs no formulário W-9. Novamente, fazê-lo tornará mais fácil combinar qualquer 1099s que você receber com sua declaração de imposto, que você irá arquivar sob seu SSN. E se sua empresa for nova e não tiver um EIN? Você ainda pode preencher o formulário W-9. O IRS diz que você deve solicitar seu número e escrever "aplicado" no espaço para o TIN. Você quer obter esse número o mais rápido possível, porque até você, você estará sujeito a retenção de retenção. Para solicitar um EIN online, visite o site IRS aqui. Consulte as instruções para o Passo 8, Parte II abaixo para obter mais informações sobre a retenção de retenção.

Passo 8:

Na Parte II, você deve jurar que você não é um mentiroso mentiroso que mente antes de assinar o formulário W-9. De forma intencional, deitado em um formulário de imposto, pode significar que você terá que pagar uma multa ou ir para a prisão; o IRS não se preocupa. Antes de assinar o formulário W-9, aqui estão as declarações que você deve certificar são verdadeiras, sob pena de perjúrio: 1. O número mostrado neste formulário é o meu número correto de identificação do contribuinte (ou estou esperando que um número seja emitido para mim).

Se você estivesse pensando em usar um número de identificação fiscal "emprestado", roubado ou inventado, talvez você pense duas vezes antes de estar sob juramento.

2. Não estou sujeito a retenção de retenção porque: (a) Estou isento de retenção de retenção, ou (b) Não fui notificado pelo Internal Revenue Service (IRS) que estou sujeito a retenção de segurança como resultado de uma falha na informar todos os juros ou dividendos, ou (c) o IRS me notificou que eu não estou mais sujeito a retenção de retenção.

A maioria dos contribuintes está isenta de retenção de retenção. Se você não tem idéia do que o IRS está falando aqui, provavelmente você estará isento. Se você não estiver isento, o IRS irá notificá-lo, e a empresa que o paga deve saber porque é obrigado a reter o imposto de renda de seu salário a uma taxa fixa de 28% e enviá-lo para o IRS. (Aliás, agora você conhece outra boa razão para não trair sua declaração de imposto: talvez seja necessário contar a um futuro cliente sobre isso, e isso pode fazer a empresa pensar duas vezes em você.) O item (c) basicamente diz que, se você fosse Uma vez sujeito a retenção de retenção, mas não é mais, ninguém precisa saber. É basicamente o mesmo que o item (a). Clique aqui para ler detalhes do IRS na retenção de segurança.

3. Eu sou um cidadão dos E.U. ou outra pessoa da U. S.

Se você é um estrangeiro residente, você está em claro. O IRS também considera o seguinte como um "U. S. pessoa ": uma parceria, corporação, empresa ou associação criada ou organizada nos Estados Unidos ou sob as leis dos Estados Unidos; uma propriedade doméstica; e uma confiança doméstica. Se a sua empresa é uma parceria que tenha um parceiro estrangeiro, aplicam-se regras especiais; Leia sobre eles nas instruções para formar W-9. Se você não é um cidadão da U. S., talvez seja necessário preencher o formulário W-8 ou o formulário 8233.

4. Os códigos FATCA inseridos neste formulário (se houver) que indiquem que estou isento do relatório da FATCA estão corretos.

Você provavelmente não precisará se preocupar com este, o que tem a ver com a Lei de Conformidade do Imposto de Conta Externa.

Algumas coisas antes de se inscrever

O formulário diz que você deve cruzar o item 2 acima se você for notificado pelo IRS que atualmente está sujeito a retenção de retenção porque você não informou todos os juros e dividendos em sua declaração de imposto.

Você pode cruzar o item 2 se estiver preenchendo um W-9 em conexão com uma transação imobiliária. O item 2 não se aplica neste caso, por isso não importa se você está sujeito a retenção de retenção.

Agora, se você ler cuidadosamente a letra fina nas instruções W-9, parece indicar que a maioria das pessoas não é obrigada a assinar este formulário. Em geral, você só é obrigado a assinar se o IRS lhe notificou que você forneceu anteriormente um TIN incorreto. As características aparte, no entanto, a pessoa que pediu que você preencha o W-9 provavelmente considerá-lo incompleto ou inválido se você não tiver assinado, e boa sorte tentando convencê-los de outra forma.

Retornando o formulário

Retorna o W-9 preenchido para o negócio que lhe pediu para preenchê-lo. Idealmente, você vai entregar isso pessoalmente para limitar sua exposição ao roubo de identidade, mas esse método geralmente não é prático. O correio é considerado relativamente seguro. Se você deve enviar um e-mail para o formulário, você deve criptografar o documento e sua mensagem de e-mail e verificar trimestralmente que você tenha o endereço de e-mail correto do destinatário antes de enviar sua mensagem.

A linha inferior

Fornecer informações precisas sobre o seu W-9 ajudará a garantir que os pagamentos que você recebe ou outras transações que exigem este formulário sejam devidamente informados ao IRS.Se você não tiver certeza de alguns itens, como a classificação adequada do seu negócio, verifique com seu contador ou outro consultor financeiro.