Talvez você possua uma pequena empresa, você está vendendo algo pessoalmente e quer fornecer condições de compra formalizadas, ou seu chefe pediu que você pesquisasse e criasse uma fatura apropriada para sua empresa ou organização.

A boa notícia é que existem muitas maneiras de projetar uma fatura ou baixar um modelo pronto que requer pouca ou nenhuma modificação.

O que devo incluir?

Muitas vezes, uma fatura é mais do que um pedido de pagamento que, em última instância, pode ser marcado como pago - é um documento que contém termos de pagamento e outros acordos formalizados. Soar como um contrato? É, e é por isso que você deve incluir a informação adequada.

1. Informação do comprador. Alguém provavelmente lhe deu uma fatura que não tinha nada além do seu nome na seção do comprador. Para pequenas compras, isso é bom, mas para transações maiores, isso não é suficiente. Como vendedor, inclua todas as informações de identificação adequadas, incluindo o nome do comprador ou do cliente, endereço, número de telefone, e-mail, identificação fiscal, número de conta e qualquer outro identificador interno necessário.

Não só isso identifica com precisão a pessoa para fins legais, mas, se a empresa tem um grande número de clientes, isso torna a contabilidade mais rápida e precisa.

2. Descrição do produto ou serviço . Seja tão específico quanto necessário para que não haja confusão mais tarde.

3. Quantidade. Não é apenas o valor total devido, mas uma lista detalhada de todos os encargos, incluindo quantidade e custo unitário se você estiver vendendo mais de uma unidade do item. A inclusão reduz as chamadas telefônicas e os e-mails relacionados à fatura.

4. Duas datas: quando a fatura foi criada e a data de vencimento. A data de criação ajuda seu departamento de contabilidade a atribuir a transação ao mês apropriado. A data de vencimento permite que você imponha uma penalidade de atraso de pagamento se um estiver escrito no contrato.

5. Informação de pagamento. Como a pessoa deve pagar? Qual é o seu método preferido? Se eles estão pagando com cartão de crédito ou outro método além de um cheque, eles podem ir ao seu site? Dê as opções do comprador, mas faça o processo de pagamento simples, rápido e sem complicações.

6. Informações específicas do setor. Se você estiver na indústria de serviços - um consultor, por exemplo - você pode incluir o número de horas gasto em um projeto. Inclua qualquer informação que outros em sua indústria normalmente incluam.

7. Nome da empresa, informações de contato e logotipo. Apenas porque é uma fatura não significa que você não pode anunciar. Você não sabe quantas pessoas que processam a fatura podem estar interessadas no que você faz. Inclua o logotipo da sua empresa acima de suas informações de contato. Algumas empresas incluem uma nota na parte inferior de uma nota fiscal que menciona as próximas vendas ou eventos.

8. Um número de fatura. Isso permite que você e o comprador acompanhem essa conta em particular.

Destaque os Pontos Importantes

Os designers veteranos sabem como chamar o leitor para a informação importante. Em uma nota fiscal, as três partes mais importantes são o nome da empresa e as informações de contato, a data de vencimento e o valor. A outra informação é importante, mas mostrando uma pessoa passível de contas, que processa muitas faturas todos os dias, as informações mais importantes podem obter sua factura paga mais rapidamente. Se eles tiverem que enviá-lo para outra pessoa para esclarecimentos, você vai aguardar mais tempo para o pagamento.

Encontrar modelos

Uma rápida pesquisa no Google revelará muitas opções. Programas como o Microsoft Office possuem um modelo personalizável incorporado no seu software e você pode encontrar sites com modelos prontos para download e aberto no Office.

Cashboard - Cashboard oferece um modelo para download que você pode abrir no Microsoft Word. Os modelos são simples, mas personalizáveis.

Invoiceberry - Modelos para Office, Open Office e Excel

Microsoft - Se você não gosta do modelo fornecido com o Microsoft Office, vá para a galeria de modelos da Microsoft para obter mais opções.

Além do Microsoft Office, o Google Docs possui modelos para escolher na sua galeria de modelos e a Apple possui opções para seus aplicativos de produtividade.

Alguns sites permitem que você crie, imprima, salve e envie faturas diretamente de seu site. Não é necessário ter outro programa que não seja um navegador da Web.

Paydirt -Paydirt é uma plataforma de cobrança online. Embora seja um serviço pago, a empresa permite criar uma fatura simples sem custo.

Facturação - Incoada permite criar e armazenar facturas sem criar uma conta. Ao usar o cache local do navegador da Internet, você pode editar as faturas passadas. (Se você limpar o histórico do seu navegador, todas as faturas serão perdidas. Tenha cuidado.)

Outras opções de faturamento

O PayPal possui um mecanismo de faturamento robusto incorporado em sua plataforma e aplicativos de contabilidade, como QuickBooks, permitem o faturamento dentro da plataforma . O uso de software de contabilidade permite que a fatura seja vinculada à conta do cliente.

A linha inferior

Lembra os dias em que as empresas tinham livros de recibos? Esses dias se foram. Hoje, o faturamento é muito mais fácil com a ajuda de modelos, aplicativos e software de contabilidade que não só factura, mas também organizam e geram relatórios que permitem acompanhar as faturas não pagas.

Alguns modelos de fatura pré-concebidos podem não incluir todos os itens listados acima; Certifique-se de escolher um que tenha o que você precisa para o seu negócio ou serviço. Para obter mais informações, leia Iniciando uma pequena empresa: manutenção de registro .