Os proprietários de empresas que mantêm um plano qualificado para seus negócios são obrigados a operá-los sob as regras de caixas de dinheiro / rolagem automática. Neste artigo, fornecemos um resumo dessas regras e as etapas que os empresários podem precisar tomar para incorporá-los em um plano qualificado.

A maioria dos requisitos explicados aqui se aplicam ao administrador do plano, que, para a maioria dos planos operados por pequenas empresas, você é o proprietário da empresa.

Antecedentes
As regras de saída referem-se ao procedimento de distribuição que ocorre uma vez que o funcionário deixa de trabalhar para sua empresa. Se um participante individual não funcionar mais para você e tiver um saldo adquirido de US $ 5 000 ou menos em seu plano qualificado, seu plano pode incluir uma provisão para distribuir esse valor ao participante sem o consentimento por escrito dessa pessoa. Isso é referido a um saque involuntário.

- O processo de mudança para as regras

Em 2004, o US Economic Growth and Tax Relation Reconciliation Act of 2001 (EGTRRA) alterou as regras de retirada involuntária, exigindo que os administradores do plano :
Transitar os montantes involuntários de caixas entre US $ 1 000 e US $ 5 000 para um IRA tradicional - referido como rollover automático; ou

• Para reduzir o limite máximo de $ 5.000 a $ 1, 000

Em 28 de setembro de 2004, foram emitidos os regulamentos de saída definitivos. Esses regulamentos explicaram como os rollovers automáticos devem ser tratados e declarou que a data efetiva dessas regras é 28 de março de 2005. Além disso, o IRS emitiu o Aviso 2005-5, fornecendo orientação administrativa e processual que os administradores do plano podem usar para implementar estes alterar.

As opções

Como mencionado acima, existem duas opções que um proprietário da empresa pode ter para rolamentos automáticos de montantes de caixas involuntários. Essas opções são as seguintes:
Escolha o limite máximo de $ 5.000 e preveja rolamentos de montantes involuntários entre US $ 1 000 e US $ 5 000. Sob esta opção, os saldos involuntários de caixa de $ 1 , 000 ou menos não exigem rollovers automáticos.

• Reduza o limite máximo de $ 1 000 para que os saldos de $ 1, 000 ou menos possam ser distribuídos como caixas involuntárias (não tratadas como rollovers automáticos). Os saldos em excesso de US $ 1 000 devem permanecer no plano até que os participantes enviem pedidos de retirada.
• Suas opções podem depender se você usa o documento do plano de outra parte, como um plano de protótipo ou seu próprio plano projetado individualmente. Por exemplo, seu patrocinador de protótipo pode escolher apenas uma opção e exigir que você use essa mesma opção. Por outro lado, o patrocinador do protótipo pode reconhecer ambas as opções e permitir que você escolha. Se você operar seu plano sob um protótipo, verifique com o patrocinador para determinar suas opções.

Opção nº 1: o Rollover automático

Os seguintes são alguns dos requisitos que se aplicam se você escolher a opção de rolagem automática.
Acordo escrito

Sob a opção de rolagem automática, o administrador do plano deve assinar um contrato escrito com um provedor IRA. Se o acordo satisfizer os requisitos de segurança estabelecidos nos regulamentos finais do Departamento de Trabalho (DOL), o administrador do plano não será obrigado a monitorar o IRA para garantir que o seu fornecedor adira ao contrato.
Os itens que devem ser abordados no contrato incluem a forma como o investimento de rolagem será investido e as taxas e despesas que serão aplicadas ao IRA. Por exemplo, o acordo deve indicar que os investimentos devem ser de uma natureza que preserva o saldo do IRA e fornece uma taxa de retorno razoável (mas não necessariamente garantida). Além disso, os investimentos devem ser fornecidos por uma instituição de serviço financeiro estatal ou regulada pelo governo federal, onde os ativos são segurados por um dos seguintes: a Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC), a Federal Credit Union Act (para cooperativas de crédito), o Estado Associação de Garantia (para companhias de seguros) ou a Lei de Sociedades de Investimento de 1940 (para corretora).

Aviso aos indivíduos afetados

Antes de rolar o montante para o IRA, o administrador do plano deve notificar os indivíduos afetados por escrito. Esta notificação é fornecida na descrição do plano sumário (SPD) ou um resumo da modificação do material (SMM). O SPD geralmente é dado aos participantes quando o plano é estabelecido ou quando eles se tornam elegíveis para participar do plano, e o SMM geralmente é fornecido quando há mudanças significativas no plano que afetam participantes e beneficiários. Ambos os documentos devem ser escritos em termos não técnicos para que os participantes possam facilmente entendê-lo. Além disso, o participante e os beneficiários devem receber esses documentos no prazo de 210 dias após o final do ano do plano ao qual a alteração se aplica.
Estabelecendo o IRA

No momento da rolagem automática, o administrador do plano deve assinar o acordo de adoção para estabelecer o IRA e enviar a declaração de divulgação e o acordo IRA ao participante. O administrador do plano não pode, no entanto, fazer qualquer designação de beneficiário para o IRA, o que significa que a designação do beneficiário será determinada pela provisão padrão do acordo IRA. Esta provisão padrão permanece em vigor até que o participante faça uma eleição afirmativa para escolher o seu beneficiário para o IRA
Opção nº 2: A redução involuntária de dinheiro

Se o administrador do plano optar por reduzir o dinheiro involuntário, até $ 1 000, os saldos em excesso de US $ 1 000 não podem ser distribuídos a partir do plano sem o consentimento por escrito do participante. No entanto, o administrador do plano não é obrigado a estabelecer IRAs para os participantes afetados. Mas, como os participantes cujos antigos empregadores usam a opção No.1, os participantes cujos antigos empregadores reduziram o limite máximo de entrega devem receber uma notificação por escrito da distribuição.
Conclusão

Se você tiver a oportunidade de escolher qualquer opção discutida acima, considere cuidadosamente como sua seleção afetará a administração do seu plano. Por exemplo, se você escolher a redução involuntária de caixa, pergunte-se se será mais caro manter os saldos do plano de US $ 1 001 a US $ 5 000 em vez de cobrar esses valores.
Independentemente de como você lida com as regras, o administrador do seu plano (você) deve revisar os requisitos dos regulamentos finais da DOL e do Aviso do IRS 2005-5 para garantir que seu plano atue de acordo com estas regras; para esse fim, se você não está em conformidade com os regulamentos, certifique-se de obter a assistência de um administrador de plano competente e qualificado.