É essencial ter informações confiáveis ​​e precisas ao tomar uma decisão. Grandes líderes olham para seus funcionários para informações oportunas. Da mesma forma, um cliente toma decisões com base nas informações fornecidas pelo gerente de investimentos. Uma vez que esta informação é essencial para o processo de tomada de decisão, os clientes precisam ter dados confiáveis ​​e precisos, que sejam oportunos e relevantes. Se um cliente receber informações imprecisas ou não oportunas, suas conclusões podem ser incorretas, inadequadas e até prejudiciais. Ter a informação certa é crucial, portanto, os gerentes devem colocar uma alta prioridade nas comunicações do cliente. (Veja mais, aqui: Ética do gerente de ativos: clientes e lealdades.)

Timely and Accurate

Um plano de comunicação deve descrever a frequência da comunicação, bem como o formato e as partes responsáveis ​​pelo plano. "Desenvolver e manter práticas de comunicação claras, frequentes e completas é fundamental para fornecer serviços financeiros de alta qualidade aos clientes", sugere o Instituto CFA. A principal responsabilidade do gerente é atuar em nome do cliente. Quando os clientes recebem comunicações claras, através de um plano bem elaborado e realizado, eles podem tomar decisões bem informadas. As comunicações podem variar de acordo com a empresa, mas um plano de comunicação padrão deve incluir os seguintes componentes:

1. Em primeiro lugar, um cliente precisa entender a abordagem do gerente para investir. O gerente deve comunicar o processo de investimento - o que contribui para a decisão de investimento e quais componentes ou insumos são parte integrante da análise. Além disso, o gerente deve informar o cliente sobre as limitações da análise e educá-las sobre as fontes de informação que utilizam para chegar às suas conclusões de investimento. Importante, eles também precisam divulgar quando são feitas mudanças no processo de investimento e fatores de risco que podem acompanhar as mudanças no processo. Por exemplo, a compreensão das características do investimento é importante para determinar a adequação do investimento para o cliente e como ele se enquadra no portfólio total de clientes.
2. Os riscos potenciais, particularmente no que se refere aos retornos esperados, devem ser incluídos no plano de comunicação. Estes podem incluir risco de crédito, risco financeiro (especificamente, uso de alavancagem ou derivativos financeiros) e risco de mercado geral. O gerente deve discutir o impacto potencial de quaisquer riscos na tese do investimento. Além disso, todas as mudanças nas características de risco na estratégia de portfólio são importantes para divulgar.
3. O cliente deve ser informado sobre o uso de um gerente externo para gerenciar uma parcela dos ativos do cliente.O impacto sobre a diversificação do portfólio, o nível de ativos e os retornos gerados devem ser discutidos com os clientes para que eles possam entender o mix de portfólio e como o gerente externo afeta e influencia o portfólio total.

Diferentes formas ou modos de comunicação devem ser usados ​​no plano. Os relatórios escritos são um modo de comunicação tradicional, mas a informação deve ser comunicada usando uma variedade de meios. Reuniões em pessoa, conversas telefônicas e explosões de email são outras formas que devem acompanhar relatórios escritos.

Além de garantir que o plano de comunicação seja completo e preciso, a informação precisa ser entregue em tempo hábil. Informações precisas não são boas se estiverem desatualizadas. Um plano de comunicação deve descrever quando a comunicação regular deve ser esperada. Por exemplo, relatórios mensais, trimestrais ou anuais escritos e verbais são comunicações regulares típicas. Relatórios ad hoc, como a comunicação de uma mudança de processo ou um ambiente de mercado incomum, também devem ser incluídos no plano.

A linha inferior

A relação cliente-gerente é reforçada por um plano de comunicação que inclui informações relevantes, precisas e oportunas. O cliente só pode tomar decisões informadas sobre o portfólio para satisfazer suas necessidades e objetivos de investimento se a informação que eles recebem seja precisa e oportuna. Informações precisas incluem discussões sobre o processo de investimento, como o gerente toma decisões, qualquer alteração no processo e os riscos envolvidos. Esta informação, no entanto, só é útil se for fornecida com prontidão. As informações desatualizadas ou especulativas não ajudarão o cliente a tomar decisões e podem ser prejudiciais. O plano de comunicação também precisa incluir os modos ou a entrega para a comunicação, que deve incluir uma ampla gama de meios, tais como relatórios escritos, encontros pessoais e outras variedades ad hoc. Se bem formulado, o plano de comunicação atuará como uma ponte crucial entre o cliente e o gerente. (Leia mais, aqui sobre o tópico, aqui: Ética do Gerenciador de ativos: atuando profissionalmente e éticamente. )