Existem muitas boas razões para estabelecer um manual de funcionários abrangente. Primeiro, há o aspecto legal, onde fornece proteção certa caso algo dê errado. Em segundo lugar, é uma maneira fácil de verificar o cumprimento de certas leis e regulamentos trabalhistas. Finalmente, ajuda a orientar os funcionários para um comportamento adequado e dá-lhes um quadro de referência quando você não está presente.

1. Proteção Legal

Talvez o mais óbvio seja o aspecto legal, onde diretrizes claras podem ajudar a proteger sua empresa contra litígios se um funcionário agir em contrário às instruções. Ao fornecer uma lista detalhada de coisas que os funcionários não devem fazer, torna-se óbvio para um tribunal que o empregado não estava agindo em nome da sua empresa quando ele explicitamente quebrou as regras e causou danos ao cliente. Em contraste, se as diretrizes são vagas - ou pior, apenas verbal - torna-se muito mais difícil para sua empresa provar sua inocência.

Se um funcionário causar danos para si próprio no trabalho, é igualmente importante poder demonstrar que houve um procedimento seguro e documentado que o empregado escolheu ignorar.

Também é importante especificar a conduta adequada entre os funcionários em termos inequívocos, deixando claro que a empresa tem tolerância zero para o comportamento inadequado. Isso pode ser especialmente importante no caso de ações de assédio, quando o autor pode arrastar sua empresa para a confusão argumentando que você não fez o suficiente para desencorajá-la.

2. Conformidade com as leis trabalhistas

Existem leis trabalhistas federais e estaduais que exigem que certas informações sejam fornecidas por escrito aos seus funcionários. O incumprimento pode resultar em multas, penalidades e ações judiciais por parte de funcionários que se consideram prejudicados.

O manual do empregado deve sempre incluir as políticas de licença da sua empresa, como a licença médica familiar. Dependendo do tamanho da sua empresa, pode haver leis federais e estaduais que concedam uma certa quantidade de dias sem pagar por doença grave, cuidar de um familiar ou o nascimento de uma criança. A lei federal é de até 12 semanas em qualquer período de 12 meses, mas as leis estaduais variam.

A compensação dos trabalhadores é outra inclusão obrigatória no manual. Embora não exista um requisito federal para incluir informações de compensação dos trabalhadores em um manual, muitos estados exigem que os trabalhadores sejam fornecidos por escrito. Da mesma forma, fornecer informações escritas aos seus funcionários sobre a política anti-discriminação da sua empresa geralmente é obrigatória.

Também é aconselhável verificar as leis locais e estaduais sobre as informações que você precisa fornecer por escrito aos seus funcionários sobre benefícios, licença militar, direitos de trabalhadores com deficiência, políticas de amamentação, política de licença de vítimas de crimes e processos judiciais e políticas de licença de dever de jurado.

3. Comportamento do empregado

O manual pode funcionar como uma maneira positiva de orientar seus funcionários para o comportamento desejado. Ao explicar os principais valores e prioridades da empresa, seus funcionários têm uma estrutura para lidar com situações e clientes inesperados. Mesmo em uma pequena empresa, há momentos em que você não está disponível para tomar decisões no local.

O manual do empregado também deve ajudar seus funcionários a entender a estrutura da empresa, como por exemplo, como o pagamento de horas extras é calculado, quais os impostos retidos, os horários de trabalho, o processo de revisão do desempenho e os sistemas de bônus ou de participação nos lucros.

No mundo cada vez mais com fio de hoje, também é aconselhável incluir uma seção sobre a conduta digital. Isso pode incluir tudo, desde etiqueta de e-mail e assinaturas uniformes até segurança de senha e sua política sobre como usar mídia externa, como memory sticks com equipamentos da empresa. Seja especialmente cuidadoso se seus funcionários tiverem acesso a qualquer tipo de dados do cliente para evitar o manuseio inadequado de informações pessoais.

Inclua questões relacionadas às relações com a mídia. Um funcionário que é citado nas notícias geralmente é percebido como falando para a empresa, e é por isso que o manual do empregado deve fornecer orientação clara em caso de inquéritos na mídia.