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As empresas têm a opção de pagar despesas por certos custos associados ao negócio, criando uma entrada contábil conhecida como despesa pré-paga ou despesa diferida. Para fins de contabilidade, tanto a despesa paga antecipadamente quanto os valores das despesas diferidas são registrados no balanço patrimonial da empresa e as reduções a cada uma ocorrem no momento em que o ativo é consumado. Uma vez que uma empresa não colhe imediatamente os benefícios dos bens ou serviços adquiridos, as despesas pré-pagas e as despesas diferidas são registradas como ativos para a empresa até que a despesa do bem ou serviço seja totalmente realizada. Embora as despesas antecipadas e diferidas sejam pagamento antecipado de bens ou serviços, há diferenças claras entre os dois termos contábeis comuns.

Despesas pré-pagas

A maioria das compras que uma empresa faz com antecedência são categorizadas sob o rótulo da despesa paga antecipadamente. Esses bens ou serviços pré-pagos são aqueles que uma empresa usa ou esgota dentro de um ano após a compra, como imposto sobre aluguel ou propriedade. Até que o benefício da compra seja realizado, as despesas antecipadas estão listadas no balanço como um ativo atual. Por exemplo, se uma empresa pague ao proprietário 30.000 dólares em dezembro para o aluguel de janeiro a junho, a empresa pode incluir o valor total pago em relação aos ativos circulantes em dezembro. À medida que cada mês passa, a conta de despesa pré-paga para aluguel é diminuída pelo valor do aluguel mensal até o total de US $ 30, 000 está esgotado. As despesas comuns pré-pagas para as quais o consumo ocorre dentro de um ano incluem aluguel de instalações, impostos sobre a propriedade, prémios de seguro e despesas com juros.

Despesas diferidas

As despesas diferidas, também conhecidas como encargos diferidos, são uma categoria de longo prazo de despesas antecipadas. Quando uma empresa adquire bens ou serviços para os quais o consumo não ocorre imediatamente ou não está planejado nos próximos 12 meses, uma conta de despesa diferida é criada para ser mantida como um ativo não circulante no balanço patrimonial. O consumo total de uma despesa diferida pode ser anos após a compra inicial ser feita. Por exemplo, uma empresa que emite títulos para aumentar o capital incorrer em custos elevados durante o processo de emissão. Estes podem incluir taxas legais para preparar documentação, taxas de banco de investimento para o segurador de títulos ou taxas associadas a serviços de contabilidade, tudo isso pode somar centenas de milhares de dólares para a empresa. As taxas de emissão de dívida podem ser categorizadas como uma despesa diferida, e a empresa pode esgotar uma parcela dos custos igualmente durante a vida de 20 ou 30 anos do vínculo. Outras despesas diferidas comuns incluem custos de inicialização, a compra de uma nova instalação ou instalação, custos de deslocalização e despesas de publicidade.

Tanto as despesas antecipadas quanto as despesas diferidas são aspectos importantes do processo contábil de uma empresa. Como tal, entender a diferença entre os dois termos é necessário para relatar e contabilizar os custos da maneira mais precisa.