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As empresas têm a opção de pagar despesas por certos custos associados ao negócio, criando uma entrada contábil conhecida como despesa pré-paga ou despesa diferida. Para fins de contabilidade, tanto a despesa paga antecipadamente quanto os valores das despesas diferidas são registrados no balanço patrimonial da empresa e as reduções a cada uma ocorrem no momento em que o ativo é consumado. Uma vez que uma empresa não colhe imediatamente os benefícios dos bens ou serviços adquiridos, as despesas pré-pagas e as despesas diferidas são registradas como ativos para a empresa até que a despesa do bem ou serviço seja totalmente realizada. Embora as despesas antecipadas e diferidas sejam pagamento antecipado de bens ou serviços, há diferenças claras entre os dois termos contábeis comuns.

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Despesas pré-pagas

A maioria das compras que uma empresa faz com antecedência são categorizadas sob o rótulo da despesa paga antecipadamente. Esses bens ou serviços pré-pagos são aqueles que uma empresa usa ou esgota dentro de um ano após a compra, como imposto sobre aluguel ou propriedade. Até que o benefício da compra seja realizado, as despesas antecipadas estão listadas no balanço como um ativo atual. Por exemplo, se uma empresa pague ao proprietário 30.000 dólares em dezembro para o aluguel de janeiro a junho, a empresa pode incluir o valor total pago em relação aos ativos circulantes em dezembro. À medida que cada mês passa, a conta de despesa pré-paga para aluguel é diminuída pelo valor do aluguel mensal até o total de US $ 30, 000 está esgotado. As despesas comuns pré-pagas para as quais o consumo ocorre dentro de um ano incluem aluguel de instalações, impostos sobre a propriedade, prémios de seguro e despesas com juros.

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Despesas diferidas

As despesas diferidas, também conhecidas como encargos diferidos, são uma categoria de longo prazo de despesas antecipadas. Quando uma empresa adquire bens ou serviços para os quais o consumo não ocorre imediatamente ou não está planejado nos próximos 12 meses, uma conta de despesa diferida é criada para ser mantida como um ativo não circulante no balanço patrimonial. O consumo total de uma despesa diferida pode ser anos após a compra inicial ser feita. Por exemplo, uma empresa que emite títulos para aumentar o capital incorrer em custos elevados durante o processo de emissão. Estes podem incluir taxas legais para preparar documentação, taxas de banco de investimento para o segurador de títulos ou taxas associadas a serviços de contabilidade, tudo isso pode somar centenas de milhares de dólares para a empresa. As taxas de emissão de dívida podem ser categorizadas como uma despesa diferida, e a empresa pode esgotar uma parcela dos custos igualmente durante a vida de 20 ou 30 anos do vínculo. Outras despesas diferidas comuns incluem custos de inicialização, a compra de uma nova instalação ou instalação, custos de deslocalização e despesas de publicidade.

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Tanto as despesas antecipadas quanto as despesas diferidas são aspectos importantes do processo contábil de uma empresa. Como tal, entender a diferença entre os dois termos é necessário para relatar e contabilizar os custos da maneira mais precisa.