Contratar um empregado para o seu negócio abre as comportas para os regulamentos governamentais. Esses regulamentos decorrem de leis nos níveis federal, estadual e muitas vezes locais. Aqui estão alguns dos regulamentos que os pequenos empresários precisam se familiarizar.

Geralmente falando …

Os dois principais departamentos e agências que você vai lidar com os regulamentos são os departamentos de trabalho e receita. No nível federal você lida com o Departamento de Trabalho e algumas de suas agências, incluindo a Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego (EEOC), a Administração de Segurança e Saúde do Trabalho (OSHA) e o Conselho Nacional de Relações de Trabalho (NLRB). Você também terá que trabalhar com o IRS, que é uma agência no Departamento do Tesouro. No nível estadual, você encontrará um departamento de trabalho e um departamento de finanças, receitas ou impostos.

Quando as regras no nível federal e estadual são diferentes, você deve seguir o mais rigoroso. Por exemplo, o salário mínimo federal é de US $ 7. 25 por hora. No entanto, 29 estados mais o Distrito de Columbia têm taxas de salário mínimo mais elevadas, então você deve aderir à taxa mais elevada se você operar em uma dessas jurisdições. E há até alguns municípios com taxas superiores à taxa de seu estado. Por exemplo, Berkeley, Chicago, São Francisco, Santa Fé e Seattle têm taxas de salário mínimo superiores às taxas para os estados. E a partir de dezembro de 2015, a cidade de Nova York está implantando gradualmente um aumento do salário mínimo especificamente para os trabalhadores de fast food. (Para mais informações sobre as tendências do salário mínimo, veja Uma família pode sobreviver no salário mínimo de U. S. )

Leis trabalhistas

Existem muitas leis trabalhistas diferentes, que têm regulamentos que afetam os empregadores. É importante reconhecer que algumas dessas regras se aplicam a todos os empregadores, independentemente do número de funcionários. Outras regras afetam os empregadores somente se tiverem mais de um número determinado de trabalhadores. Aqui está um resumo de algumas das principais leis federais que você pode estar sujeito:

• A Lei da Discriminação da Idade no Emprego (ADEA) impede que os empregadores discriminem os trabalhadores de 40 anos ou mais em termos de contratação, promoção, remuneração, etc. >

  O Americans with Disabilities Act (ADA) impede você de discriminar contra uma pessoa devido a uma deficiência. Ele também faz você fornecer acomodações razoáveis ​​para um funcionário com deficiência. A ADA aplica-se a uma empresa que emprega 15 ou mais trabalhadores por 20 ou mais semanas de trabalho durante o ano (os temporários são levados em consideração).

• O Título VII da Lei de Direitos Civis de 1964 (que foi alterada várias vezes) agora proíbe a discriminação no local de trabalho com base em

• raça, cor, religião, sexo e origem nacional. A Lei de Igualdade de Pagamentos exige que os empregadores paguem aos homens e mulheres o mesmo por fazer o mesmo trabalho.

• Fair Labor Standards Act (FLSA) rege os salários mínimos e as regras de horas extras. A FLSA aplica-se a todos os empregadores. Os regulamentos governam quais funcionários estão sujeitos ou isentos de regras de horas extras.

• Lei de Licença Familiar e Médica (FMLA) exige que empresas com 50 ou mais funcionários concedam tempo de licença não remunerado para doença grave na família e para o nascimento ou adoção de uma criança. Alguns estados agora exigem tempo de férias pagas.

• Direito de desemprego e compensação dos trabalhadores. Essas leis estaduais exigem que os empregadores ofereçam cobertura para os trabalhadores (embora os proprietários possam optar por sua própria cobertura).

• A Lei de Emprego e Reemberta de Serviços Uniformados (USERRA) exige que todos os empregadores reemplacem os que deixaram a empresa para o serviço militar depois de retornarem do serviço. Não só eles devem ser requebrados, mas também devem receber benefícios de volta, como promoções e contribuições do plano de aposentadoria que receberiam, mas por seu serviço. Existem requisitos especiais em relação aos veteranos com deficiência.

• Regras de segurança no local de trabalho de acordo com a Lei de Segurança e Saúde no Trabalho. Você deve fornecer um local de trabalho seguro e denunciar acidentes e mortes. Embora todas as empresas estejam seguras, os requisitos de relatórios dependem do número de trabalhadores no negócio.

• Esta é apenas a ponta do iceberg. Por exemplo, existem regulamentos que regem os contratados federais, regras gerais para fornecer acomodações para mães que amamentam e muito mais. Esteja preparado para revisar todas as regulamentações federais, estaduais e locais que podem se aplicar ao seu negócio.

Direito tributário

Como empregador, você deve:

Determinar se os trabalhadores são realmente empregados ou podem ser tratados como contratados independentes (o que alivia as responsabilidades do empregador).

• Obter um número de identificação do empregador (EIN)

• Retenção do imposto sobre o rendimento e a participação dos empregados nos impostos sobre Segurança Social e Medicare (FICA) (Para mais informações, veja

• Obrigações fiscais das pequenas empresas: Imposto de folha de pagamento) > Deposite a retenção dos empregados juntamente com a participação do empregador na FICA Emissão W-2, todos os anos, aos trabalhadores

• Informe anualmente sobre cobertura de saúde (a menos que exista)

• Declaração de devolução do imposto do empregador; alguns são anuais, enquanto outros são trimestrais

• Você pode ser obrigado a fornecer cobertura de saúde aos empregados sob o mandato do empregador na Lei de Cuidados Acessíveis (ACA). Isso implica a conformidade com os regulamentos IRS, DOL e Saúde e Serviços Humanos (HHS). Além disso, as empresas com 20 ou mais funcionários que têm cobertura de saúde também devem oferecer cobertura de COBRA continuação para os trabalhadores que deixaram o trabalho (COBRA significa Lei Consolidada de Reconciliação Econômica Omnibus). Isso permite aos trabalhadores pagar a cobertura do grupo por até 18 meses. Quarenta estados e o Distrito de Columbia têm "mini COBRA"; Em Vermont, por exemplo, aplica-se a empresas com apenas dois funcionários, mas apenas por seis meses.

• Atualmente, os empregadores não são obrigados a fornecer outros benefícios, como os planos de aposentadoria.No entanto, se o fizerem, há uma série de regulamentos sobre cobertura e relatórios sob a Lei de Segurança de Renda de Aposentadoria do Empregado (ERISA); Os regulamentos para esta lei são emitidos pelo IRS e pelo DOL.

A linha inferior

Para saber mais sobre as responsabilidades do seu empregador, acesse o DOL

FirstStep

Consultor de Direito do Emprego, uma ferramenta online projetada para pequenas empresas que estão começando a contratar. Abrange as regras federais básicas de direito do trabalho, a manutenção de registros e os avisos de funcionários exigidos, além de você ter acesso a cartazes federais que você deve exibir no local de trabalho. Seu estado também pode fornecer um guia sobre as responsabilidades do seu empregador. Uma página de destino do IRS oferece um salto nas responsabilidades do empregador, incluindo a obtenção de um número de identificação do empregador e a compreensão dos impostos sobre o emprego. Quando você tiver dúvidas sobre os regulamentos relativos à contratação de um empregado para o seu negócio, consulte um advogado de direito do trabalho. Os empregadores de pequenas empresas também podem estar interessados ​​em ler O Propósito de 1099 Formulários, o Propósito do Formulário W-9

e O Propósito do Formulário 941.