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Os extratos bancários devem ser mantidos por um período mínimo de um ano, em formato impresso ou eletrônico. Após este período, eles devem ser destruídos e podem ser descartados.

Razões para manter declarações

Fora de ter registros para compras, pagamentos de contas e depósitos de folha de pagamento, manter extratos bancários antigos oferece uma série de benefícios. A atividade da conta bancária deve ser revisada regularmente para casos de roubo de identidade e fraude de cartão de débito. Manter declarações fornece verificação de atividade ilícita que pode ser usada para recuperar os danos. As declarações bancárias podem ser usadas para verificar a atividade de transação e renda, como contribuições de caridade e despesas comerciais, que podem ser necessárias para declarações fiscais. As declarações de conta bancária confirmando grandes compras ou pagamentos também podem valer a pena pendurar. Os recibos da caixa automática (ATM) podem ser destruídos uma vez reconciliados com os registros da conta. Da mesma forma, as fichas de depósito e retirada podem ser destruídas uma vez que a transação seja verificada com a declaração mensal.

Declarações de cópias on-line versus rígidas

A manutenção de cópias impressas de extratos bancários é menos necessária do que no passado, dada a disponibilidade de informações da conta on-line. Muitos bancos e instituições financeiras mantêm demonstrações mensais dos clientes on-line por cinco anos ou mais que são acessíveis através de suas plataformas bancárias on-line. As declarações detalhadas geralmente vêm em formatos facilmente imprimíveis, e as informações de transações resumidas estão freqüentemente disponíveis para download gratuito.

Por segurança, qualquer extrato bancário de cópia impressa deve ser mantido em um cofre à prova de fogo em um local seguro. Declarações eletrônicas devem ser mantidas em um arquivo protegido por senha.