Muitas empresas oferecem alguma forma de plano de aposentadoria qualificado e, ao fazê-lo, estão abrangidas pelas diretrizes de governança da Lei de Segurança de Renda de Aposentadoria de 1974 (ERISA). A ERISA estabelece diretrizes e normas mínimas destinadas a proteger os funcionários das empresas do setor privado que participam dos planos de aposentadoria e previdência social. As empresas que administram um plano de aposentadoria qualificado que não estão em total conformidade com a ERISA podem estar sujeitas a penas caras.

Se o seu plano de aposentadoria do empregado prevê uma renda de aposentadoria futura ou permite que os empregados diferem os ganhos por aposentadoria, então é um plano ERISA. Como um empregador que fornece esses benefícios do plano ERISA, você também é considerado pela ERISA como um fiduciário nomeado que assume a responsabilidade de administrar esses planos e, da mesma forma, a responsabilidade se seus planos não cumprirem as diretrizes e os padrões estabelecidos pela ERISA.

Cumprir o ERISA

Cumprir requisitos de conformidade ERISA não precisa ser excessivamente oneroso. Embora existam muitos requisitos, um bom administrador de terceiros (TPA) pode suportar grande parte do fardo. Muitos dos requisitos são orientados para o calendário, exigindo a apresentação de formulários em prazos específicos. Essas datas de prazo fixam uma lista de verificação que pode ser gerenciada por um TPA ou por uma equipe de pessoal de recursos humanos. Outros requisitos devem ser atendidos de forma ad hoc, conforme as circunstâncias o determinam.

Lista de verificação do calendário ERISA

A administração de planos 401 (k) envolve a execução de certas tarefas de conformidade ERISA de acordo com um cronograma anual. Estas são as tarefas mais comuns que devem ser parte das listas de verificação da maioria das empresas.

Primeiro trimestre do ano do plano: Fornecer declarações de benefícios do quarto trimestre aos participantes do plano, o mais tardar 45 dias após o final do trimestre. Faça contribuições do empregado do ano anterior para uma dedução fiscal a contar no ano anterior.

Segundo trimestre: Fornecer declarações de benefícios do primeiro trimestre aos participantes do plano. Distribua os diferimentos excedentes feitos em 2015 acima do limite da seção 402 (g) do IRC. Para os participantes do plano com idade de 70 ½ no ano anterior, distribua as distribuições mínimas obrigatórias do primeiro ano (RMDs).

Terceiro trimestre: Fornecer declarações de benefício no segundo trimestre. File Form 5500 para o ano anterior ou arquivo Form 5558 para uma extensão de 2. 5 meses. Se o documento do plano foi modificado durante o ano anterior, distribua uma nova Descrição do Plano de Resumo aos participantes do plano. Distribua um relatório anual resumido para o ano anterior para planejar os participantes.

Quarto trimestre: Fornecer declarações de benefícios do terceiro trimestre. Envie avisos aplicáveis ​​aos participantes, incluindo parcelas ou mudanças para um plano seguro de 401 (k), Alternativa de Investimento Padrão Qualificado (QDIA) ou inscrição automática.Corrija todas as falhas de teste ADP / ACP e pague 10% de imposto especial de consumo.

Requisitos ERISA em curso

Alguns requisitos ERISA estão em andamento como parte da administração do plano ou desencadeados por ocorrências.

Aderência ao documento do plano: assegure-se de que o gerenciamento do plano aderisse continuamente aos termos do documento do plano. O IRS considera qualquer falha em seguir rigorosamente os termos do documento do plano, um defeito operacional, que, se não for remediado, pode resultar na desqualificação do plano.

Divulgação anual da taxa do participante: todos os funcionários elegíveis para o plano, funcionários encerrados e beneficiários com saldo da conta devem receber uma divulgação da taxa do participante a cada 12 meses.

Aviso de mudança de plano: os participantes devem ser notificados de quaisquer alterações ao plano 30 a 90 dias antes da data efetiva da alteração.

Oportunidade de inscrição: Todos os funcionários que cumpriram os requisitos de idade e serviço do plano devem ter a oportunidade de se inscrever. Eles devem receber todos os formulários e instruções necessários, juntamente com uma Descrição do Plano de Resumo e quaisquer avisos de participante aplicáveis.

Conformidade do empréstimo: assegure-se de que os empréstimos em aberto estão sendo reembolsados ​​de acordo com os termos da política do plano e a nota promissória dos mutuários.

Depósitos a prazo: Certifique-se de que os diferimentos dos empregados e os pagamentos do empréstimo são depositados a tempo, normalmente ao mesmo tempo que os depósitos de impostos sobre a folha de pagamento.

Realização de limpeza trimestral: saldo de saldos de pequenas contas para funcionários encerrados. Processar padrões de empréstimo, e usar qualquer confisco não atribuído.

Embora a maioria desses requisitos possa ser gerenciada por um TPA, o patrocinador do plano do empregador tem o dever fiduciário de garantir que eles sejam atendidos e executados corretamente.