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As despesas de capital (CAPEX) e as despesas operacionais (OPEX) representam duas categorias básicas de despesas comerciais. Eles diferem na natureza das despesas, e em seus respectivos tratamentos para fins fiscais.

Despesas de capital

As despesas de capital são os fundos que uma empresa usa para comprar bens ou serviços físicos importantes para expandir as habilidades da empresa para gerar lucros. Essas compras podem incluir hardware (como impressoras ou computadores), veículos para transporte de mercadorias ou a compra ou construção de um novo prédio. O tipo de indústria em que uma empresa está envolvida determina em grande parte a natureza de suas despesas de capital. O ativo adquirido pode ser um novo ativo ou algo que melhore a vida produtiva de um bem adquirido anteriormente.

Se a vida útil do activo for superior a um ano, o CAPEX é registrado como um ativo no balanço patrimonial e é gasto com depreciação para disseminar o custo do ativo durante a vida útil designada como determinado por regulamentos fiscais. As despesas de capital são muitas vezes depreciadas ao longo de um período de cinco a 10 anos, mas podem ser depreciadas em mais de duas décadas no caso de imóveis.

Despesas operacionais

Uma despesa operacional resulta dos custos em curso que uma empresa paga para executar o seu negócio básico. Em contraste com as despesas de capital, as despesas operacionais são totalmente dedutíveis no ano em que são feitas. À medida que as despesas operacionais compõem a maior parte dos custos regulares de uma empresa, o gerenciamento examina maneiras de reduzir as despesas operacionais sem causar uma queda crítica na qualidade ou na produção.

Às vezes, um item que normalmente seria obtido através de despesas de capital pode ter seu custo atribuído a despesas operacionais se uma empresa optar por alugar o item em vez de comprá-lo. Esta pode ser uma opção financeiramente atraente se a empresa tiver um fluxo de caixa limitado e quiser deduzir o custo total do item no ano. Exemplos de despesas operacionais incluem despesas de pesquisa e desenvolvimento (P & D), contribuições do plano de pensão, impostos sobre a propriedade, viagens de negócios, aluguel e custos de seguro.

As despesas de capital são grandes compras, e porque seus custos só podem ser recuperados ao longo do tempo através da depreciação, as empresas ordinariamente orçamento para essas compras separadamente de preparar um orçamento operacional.