Um sistema de informação contábil (AIS) é uma estrutura que uma empresa usa para coletar, armazenar, gerenciar, processar, recuperar e reportar seus dados financeiros para que possa ser usado por contadores, consultores, negócios analistas, gerentes, diretor financeiro (CFOs), auditores e órgãos reguladores e tributários. Em particular, contadores especialmente treinados trabalham com o AIS para garantir o mais alto nível de precisão nas transações financeiras de uma empresa e na manutenção de registros e disponibilizar facilmente dados financeiros para aqueles que legitimamente precisam ter acesso a ele, tudo mantendo dados intactos e seguros. Este artigo descreverá os principais componentes de um AIS e alguns dos seus aplicativos da vida real.

TUTORIAL: Demonstrações financeiras

Componentes de um sistema de informação contábil
Os sistemas de informações contábeis geralmente consistem em seis partes principais: pessoas, procedimentos e instruções, dados, software, tecnologia da informação infra-estrutura e controles internos. Vejamos cada componente em detalhes.

Pessoas
As pessoas em um AIS são simplesmente os usuários do sistema. Os profissionais que podem precisar usar o AIS de uma organização incluem contadores, consultores, analistas de negócios, gerentes, diretores financeiros e auditores. (Saiba mais em O que um diretor financeiro faz? )

Um AIS ajuda os diferentes departamentos de uma empresa a trabalhar em conjunto. Por exemplo, o gerenciamento pode estabelecer metas de vendas para as quais o pessoal pode então solicitar a quantidade apropriada de inventário. O pedido de inventário notifica o departamento de contabilidade de um novo pagamento. Quando as vendas são feitas, as pessoas de vendas podem entrar em pedidos de clientes, a contabilidade pode faturar clientes, o armazém pode montar a ordem, o departamento de expedição pode enviá-lo e o departamento de contabilidade é notificado de um novo recebível. O departamento de atendimento ao cliente pode acompanhar os embarques de clientes e o sistema pode criar relatórios de vendas para gerenciamento. Os gerentes também podem ver custos de inventário, custos de envio, custos de fabricação e assim por diante.

Com um AIS bem projetado, todos dentro de uma organização que está autorizada a fazê-lo podem acessar o mesmo sistema e obter a mesma informação. Um AIS também simplifica a obtenção de informações para pessoas fora da organização quando necessário. Por exemplo, os consultores podem usar as informações em um AIS para analisar a eficácia da estrutura de preços da empresa, analisando dados de custos, dados de vendas e receita. Além disso, os auditores podem usar os dados para avaliar os controles internos, a condição financeira e a conformidade da empresa com a Lei Sarbanes-Oxley (SOX). (Saiba mais sobre os regulamentos contábeis; confira Histórico financeiro: a ascensão da contabilidade moderna .)

O AIS deve ser projetado para atender às necessidades das pessoas que irão usá-lo.O sistema também deve ser fácil de usar e deve melhorar, não prejudicar, eficiência.

Procedimento e Instruções
O procedimento e as instruções de um AIS são os métodos que ele usa para coletar, armazenar, recuperar e processar dados. Esses métodos serão manuais e automatizados, e os dados podem ser provenientes de fontes internas (por exemplo, funcionários) e fontes externas (por exemplo, pedidos on-line dos clientes). Procedimentos e instruções serão codificados no software AIS; eles também devem ser "codificados" em funcionários através de documentação e treinamento. Procedimentos e instruções devem ser seguidos de forma consistente para serem efetivos.

Para armazenar informações, um AIS deve ter uma estrutura de banco de dados, como linguagem de consulta estruturada (SQL), uma linguagem de computador comumente usada para bancos de dados. O AIS também precisará várias telas de entrada para os diferentes tipos de usuários do sistema e diferentes tipos de entrada de dados, bem como diferentes formatos de saída para atender às necessidades de diferentes usuários e diferentes tipos de informações. (Um trabalho como um sonho financeiro parece interessante para você? Saiba mais em Descobrindo uma carreira na Contabilidade forense .)

Dados
Os dados contidos em um AIS são todas as informações financeiras pertinentes para as práticas comerciais da organização. Qualquer informação comercial que afete as finanças da empresa deve entrar em um AIS. Os dados incluídos em um AIS dependerão da natureza do negócio, mas podem consistir no seguinte:

• ordens de vendas
• declarações de cobrança de clientes
• relatórios de análise de vendas
• requisições de compra
• faturas de fornecedores
• registos de cheques
• razão geral
• dados de inventário
• informações de folha de pagamento
• informações fiscais

Estes dados podem então ser utilizados para preparar demonstrações contabilísticas e relatórios, tais como contas a receber em envelhecimento, cronogramas de depreciação / amortização, saldo experimental, lucros e perdas, e assim por diante. Tendo todos esses dados em um só lugar - no AIS - facilita atividades de manutenção de registros, relatórios, análises, auditoria e tomada de decisão de uma empresa. Para que os dados sejam úteis, ele deve ser completo, correto e relevante.

Por outro lado, exemplos de dados que não entrariam em um AIS incluem memorandos, correspondência, apresentações e manuais. Esses documentos podem ter uma relação tangencial com as finanças da empresa, mas, excluindo as notas de rodapé padrão, elas não são realmente parte da manutenção financeira da empresa.

Software
O componente de software de um AIS é o programa de computador usado para armazenar, recuperar, processar e analisar os dados financeiros da empresa. Antes que houvesse computadores, os AISs eram sistemas manuais, baseados em papel, mas hoje, a maioria das empresas está usando software como base do AIS. As pequenas empresas podem usar os Quickbooks da Intuit, a Sage Peachtree Accounting ou a Small Business Accounting da Microsoft, mas existem muitos outros. Pequenas e médias empresas podem usar o Business One da SAP. Pequenas e médias empresas podem usar o Dynamics GP da Microsoft, o MAS 90 ou o MAS 200 do Sage Group, o Peoplesoft da Oracle ou a Epicor Financial Management.

Qualidade, confiabilidade e segurança são componentes-chave do software AIS efetivo. Os gerentes dependem da informação que produz para tomar decisões para a empresa, e eles precisam de informações de alta qualidade para tomar decisões sãs.

Os programas de software AIS podem ser personalizados para atender às necessidades exclusivas de diferentes tipos de negócios. Se um programa existente não atender às necessidades de uma empresa, o software também pode ser desenvolvido internamente com entrada substancial de usuários finais ou pode ser desenvolvido por uma empresa terceirizada especificamente para a organização. O sistema poderia até ser terceirizado para uma empresa especializada.

Para as empresas de capital aberto, independentemente do programa de software e das opções de personalização escolhidas pela empresa, os regulamentos Sarbanes-Oxley ditarão a estrutura do AIS até certo ponto. Isso ocorre porque os regulamentos da SOX estabelecem controles internos e procedimentos de auditoria que as empresas públicas devem cumprir.

Infraestrutura de Tecnologia da Informação
A infra-estrutura de tecnologia da informação é apenas um nome extravagante para o hardware usado para operar o sistema de informações contábeis. A maioria desses itens de hardware são coisas que um negócio precisaria ter de qualquer maneira - eles incluem computadores pessoais, servidores, impressoras, protetores de sobretensão, roteadores, mídia de armazenamento e possivelmente uma fonte de energia de backup. Além do custo, os fatores a serem considerados na seleção de hardware incluem velocidade, capacidade de armazenamento e se ele pode ser expandido e atualizado. (Pensando em se tornar um contador? Leia, Compras para uma Certificação Contábil .)

Talvez o mais importante, o hardware selecionado para um AIS deve ser compatível com o software pretendido. Idealmente, não seria apenas compatível, mas otimizado, um sistema desajeitado será muito menos útil do que um rápido. Uma maneira pelas quais as empresas podem atender facilmente aos requisitos de compatibilidade de hardware e software é através da compra de um sistema turnkey que inclui tanto o hardware quanto o software que o negócio precisa. Comprar um sistema turnkey significa, teoricamente, que a empresa obterá uma ótima combinação de hardware e software para o AIS.

Um bom AIS também deve incluir um plano para manutenção, manutenção, substituição e atualização de componentes do sistema de hardware, bem como um plano para a disposição de hardware quebrado e desatualizado para que os dados confidenciais sejam completamente destruídos.

Controles Internos
Os controles internos de um AIS são as medidas de segurança que contém para proteger dados confidenciais. Estes podem ser tão simples quanto as senhas ou tão complexas como a identificação biométrica. Um AIS deve ter controles internos para proteger contra o acesso não autorizado ao computador e para limitar o acesso a usuários autorizados que inclui alguns usuários dentro da empresa. Ele também deve impedir o acesso não autorizado aos arquivos por pessoas com permissão para acessar somente partes selecionadas do sistema. (Para obter mais informações sobre a segurança pessoal, confira Protegendo seus documentos financeiros de desastres .)

Um AIS contém informações confidenciais que pertencem não apenas à empresa, mas também aos seus funcionários e clientes.Esses dados podem incluir números da Segurança Social, informações salariais, números de cartão de crédito e assim por diante. Todos os dados em um AIS devem ser criptografados e o acesso ao sistema deve ser registrado e supervisionado. A atividade do sistema também deve ser rastreável.

Um AIS também precisa de controles internos que o protejam de vírus de computador, hackers e outras ameaças internas e externas para a segurança da rede. Além disso, ele deve ser protegido contra desastres naturais e sobretensões que podem causar perda de dados. (Saiba como você pode obter um emprego neste campo, leia Um guia para carreiras em sistemas de informações contábeis .)

AISs na vida real
Nós vimos como um AIS bem projetado permite um negócio para funcionar sem problemas no dia-a-dia ou dificulta sua operação se o sistema estiver mal projetado. Um terceiro uso para um AIS é que quando uma empresa está com problemas, os dados em seu AIS podem ser usados ​​para descobrir a história do que deu errado. Os casos de WorldCom e Lehman Brothers fornecem dois exemplos.

Em 2002, os auditores internos da WorldCom, Eugene Morse e Cynthia Cooper, usaram o AIS da empresa para descobrir US $ 4 bilhões em alocações fraudulentas de despesas e outras entradas contábeis. Sua investigação levou ao encerramento do diretor financeiro Scott Sullivan, bem como a uma nova legislação. (seção 404 da Lei Sarbanes-Oxley, que regula os controles e procedimentos financeiros internos das empresas.) (Um emprego como um sonho financeiro parece interessante para você? Saiba mais em Destaque de uma carreira na Contabilidade forense .)

Ao investigar as causas do colapso de Lehman, uma revisão de seu AIS e outros sistemas de dados foi um componente chave, juntamente com a coleta de documentos e revisões e entrevistas de testemunhas. A busca pelas causas do fracasso da empresa "exigiu uma investigação extensa e revisão dos sistemas operacionais, comerciais, de avaliação, financeiros, contábeis e de outros sistemas de dados da Lehman ", de acordo com o relatório do examinador de 2, 200 páginas e nove volumes.

Os sistemas Lehman fornecem um exemplo de como um AIS deve não seja estruturado. O relatório do examinador Anton R. Valukas afirma: "No momento da sua falência, Lehman manteve um patchwork de mais de 2, 600 sistemas de software e aplicações … Muitos dos sistemas Lehman eram arcanos, desatualizados ou não padronizados. "

Th O examinador decidiu concentrar seus esforços nos 96 sistemas que pareciam mais relevantes, e o exame exigiu treinamento, estudo e teste e erro apenas para aprender a usar os sistemas. (Veja também Estudo de caso: o colapso de Lehman Brothers e Um olhar interno para auditores internos .)

O relatório de Valukas também observou: "Os sistemas de Lehman eram altamente interdependentes, mas seus relacionamentos foram difíceis de decifrar e não foram bem documentados. Levou um esforço extraordinário para desvendar esses sistemas para obter as informações necessárias. "

Conclusão
Os seis componentes de um AIS trabalham em conjunto para ajudar os principais funcionários a coletar, armazenar, gerenciar, processar, recuperar e reportar seus dados financeiros. Ter um sistema de informação contábil bem desenvolvido e mantido que é eficiente e preciso é um componente indispensável de um negócio bem sucedido.