Todas as empresas são vulneráveis ​​à fraude, mas as pequenas empresas são particularmente vulneráveis ​​porque a tomada de decisões e outras responsabilidades são muitas vezes concentradas em algumas posições-chave. Neste artigo, analisaremos os riscos de fraude que uma pequena empresa geralmente enfrenta e como evitar (ou pelo menos reduzi-los).

Fraude interna e fraude externa
A fraude que enfrenta qualquer empresa pode ser dividida em dois tipos, internos e externos. A fraude interna é geralmente fraude de empregado ou parceiro. Isso inclui desnatação, redirecionamento e apropriação indevida de fundos, e roubo total. A fraude interna pode ser um empregado ruim ou uma conspiração de muitos.
A fraude externa é uma fraude que envolve pelo menos uma parte externa e geralmente inclui elementos internos. A fraude externa pode ser tão complexa quanto os cúmplices de fornecedores que sobrecarregam o negócio e dar ao funcionário que administra as propinas da conta para ficar quieto ou tão simples quanto os clientes que passam cheques ruins ou usando cartões de crédito roubados. Nada pode eliminar todo o risco de fraude de uma pequena empresa, mas há algumas etapas que podem ser tomadas para limitar a exposição.

Faça a Due Diligence
Contratar funcionários pode ser uma dor de cabeça para qualquer proprietário de pequenas empresas, especialmente agora que a Internet tem pessoas armadas com as ferramentas para tornar o currículo mais básico em um estudo de caso sobre como girar mão de obra servil para uma descrição de trabalho digna de doutorado.

Embora seja razoável supor que as referências são igualmente inúteis ao julgar o personagem de um potencial empregado, vale a pena o seu tempo para discar e ter uma conversa. Embora eles não estejam inteiramente próximos, você pode dizer muito pelo que eles fazem (e não dizem). Há quanto tempo eles conhecem o candidato? Quanta instrução o candidato precisa para aprender uma nova tarefa? Estes não precisam ser questões brilhantes, eles só precisam esticar uma conversa o suficiente para que as bandeiras vermelhas emergam naturalmente.

Quanto mais responsabilidade um funcionário tem no negócio, mais diligência é necessária. Se você está contratando alguém que esteja fazendo livros e manipulando depósitos, faça a verificação completa de antecedentes.

Divida e verifique Quer se trate dos recibos iniciais ou dos números trimestrais, nenhum funcionário deve ter muita autoridade. Idealmente, a pessoa que toma o dinheiro não deve ser a pessoa que os desembolsa e faz o depósito bancário, mas a realidade é que uma pequena empresa geralmente exige o duplicação de papéis.

Se você não pode separar as funções e desenvolver a supervisão no processo, configure auditorias internas regulares para serem realizadas em conjunto ou mesmo com um contador público certificado (CPA) externo. Saber que as auditorias vão acontecer provavelmente irá desencorajar a maioria das pessoas de arriscar e descobrirá fraude antes de se tornar endêmica.Até que você tenha empregados suficientes para dividi-lo ou o capital para pagar auditorias externas regulares, você precisará verificar pessoalmente o faturamento, depósitos e outras finanças vitais.

Definir fronteiras claras Escrever um código de ética pode ser difícil para os proprietários de pequenas empresas que preferem acreditar que existem valores compartilhados que não precisam ser registrados como regras de sala de aula de terceiro grau. No entanto, escrever e ter todos concordam com as mesmas regras básicas é necessário de duas maneiras importantes. Um, ele define expectativas claras. Por exemplo, você considera tirar motivos para demitir a casa estacionária? O preenchimento do relatório de milhagem é aceitável com um certo intervalo? Não há respostas certas ou erradas, mas escrevê-lo protege você de mal-entendidos e protege seus funcionários de dizer uma coisa e impor uma outra. A segunda função de ter um código de ética é fortalecer seu processo judicial se você tiver que tomar medidas legais.

Uma vez que você tenha elaborado o seu código de ética, é vital que você os aplique e tenha procedimentos a seguir quando as regras estiverem claramente quebradas. O primeiro passo para qualquer violação é documentá-lo e, se for grave, entre em contato com um advogado para guiá-lo através das etapas apropriadas. Se você não sente que é território de demissão, continue documentando e mantendo um advogado de qualquer forma. Tão vulneráveis ​​quanto as pequenas empresas são a fraude, elas são ainda mais suscetíveis a processos de demissão injustificados. A última coisa que você quer fazer como proprietário é arrastar um empregado para o seu escritório e começar a gritar sobre como eles traíram sua confiança.

A linha inferior A execução de uma pequena empresa é bastante difícil sem ter que se preocupar com todos os que tentam roubá-lo cego. Felizmente, você não precisa abandonar toda a sua fé na humanidade - você só precisa tomar algumas medidas para mitigar sua exposição. Coloque a lição de casa na contratação, quebre a responsabilidade importante e configure o controle e defina expectativas claras sobre o que será e não será tolerado. Você não eliminará todos os seus riscos, mas você estará colocando dissuasões graves e estabelecendo as bases para seu recurso legal se você for vítima.