Mensagens de texto tornou-se uma forma extremamente popular de se comunicar. De acordo com a Pew Research, a pessoa média recebe 41. 5 mensagens de texto por dia em comparação com apenas 12 telefonemas. Os jovens adultos são textos muito mais ávidos, enviando uma média de 109. 5 mensagens por dia, o que sugere que essa forma de comunicação só se tornará mais generalizada.

Os consultores financeiros não podem ignorar a mensagem de texto como uma forma crítica de comunicação com os clientes, mas a conformidade pode ser muito mais desafiadora, uma vez que as mensagens de texto são mais difíceis de supervisionar, monitorar e arquivar. Afinal, as mensagens de texto podem ocorrer através de SMS tradicionais ou através de plataformas específicas de telefone, como a Apple (AAPL AAPLApple Inc174. 68 + 1. 26% Criado com o Highstock 4. 2. 6 ) iMessage e Google (GOOG GOOGAlphabet Inc1, 028. 39-0. 40% Criado com o Highstock 4. 2. 6 ) Hangouts do Android. Essas mensagens também podem ser enviadas em diferentes dispositivos, como de um laptop ou computador de mesa para um telefone celular.

Vamos dar uma olhada em como a lei lê e verificar algumas etapas que os conselheiros financeiros podem tomar para garantir que eles estão em conformidade. (Para leitura relacionada, veja: Top Compliance Headaches for Financial Advisors. )

Interpretando a Lei

NASD Conduta a Regra 3110 e a Seção 17 (a) da Securities Exchange Act de 1934 exigem corretores e assessores financeiros para estabelecer e manter um sistema para supervisionar as atividades de seus associados que é projetado de forma responsável para alcançar o cumprimento das leis de valores mobiliários aplicáveis.

Em particular, a Regra 3110 exige a revisão da correspondência eletrônica recebida e de saída e das comunicações internas relacionadas ao banco de investimento ou ao negócio de valores mobiliários do membro. Seção 17 (a) ainda exige que os corretores mantenham registros durante pelo menos três anos, incluindo comunicações originais recebidas e cópias de todas as comunicações enviadas por membros, corretores ou revendedores relacionados ao seu negócio.

Em 2014, a SEC cobrou várias corretoras afiliadas com a falta de retenção e supervisão de mensagens de texto enviadas ou recebidas por determinadas pessoas associadas. Os erros resultaram de uma configuração defeituosa do BlackBerry Enterprise Server e a empresa acabou pagando uma multa de US $ 275 mil. Esses problemas poderiam ter sido evitados com os sistemas adequados para garantir que as mensagens de texto fossem arquivadas de forma segura para futuras referências. (Para leitura relacionada, veja: Conformidade: as empresas de preço pagam. )

Soluções de tecnologia

A maneira mais fácil de garantir o cumprimento dessas leis é arquivar manualmente todas as comunicações eletrônicas usando a empresa aprovada dispositivos. Alguns fabricantes de smartphones corporativos, como o BlackBerry, oferecem soluções de software corporativo para arquivar comunicações.O problema é que essas soluções exigem que os funcionários usem um smartphone da empresa para realizar o trabalho; muitos trabalhadores preferem usar - e usar - o seu telefone pessoal.

Há um número crescente de soluções de tecnologia projetadas para tornar o atendimento móvel muito mais fácil para as empresas. Ao arquivar mensagens, os consultores financeiros podem garantir que estejam cumprindo com a Regra 3110 e proativamente garantindo que a descoberta eletrônica seja mais fácil no caso de ocorrerem problemas. Muitas dessas soluções também suportam as políticas de truque-próprio-dispositivo (BYOD) e operam em várias plataformas, incluindo Apple, Google e Microsoft (MSFT MSFTMicrosoft Corp84. 30 + 0. 19% Criado com o Highstock 4. 2. 6 ).

MobileGuard e MobileIron são apenas duas das muitas empresas que oferecem arquivamento de SMS, gravação de voz móvel e serviços de mensagens seguras entregues como um serviço baseado na nuvem ou no local. Embora essas soluções possam ser um pouco dispendiosas e demoradas para implementar, elas são significativamente menores do que as multas que seriam incorridas por incumprimento, bem como quaisquer custos adicionais associados à descoberta durante um processo que exigisse informações de texto.

A linha inferior

Mensagens de texto como forma de comunicação entre clientes e profissionais financeiros está crescendo em popularidade, especialmente entre a geração mais nova, o que torna a conformidade ainda mais importante. Com inúmeros regulamentos de valores mobiliários que exigem a revisão e arquivamento de mensagens de texto, os consultores financeiros devem ter os processos em vigor para garantir que eles estejam em conformidade e seguindo as melhores práticas. A boa notícia é que há muitos softwares que podem ajudar a tornar o processo mais fácil para empresas de consultoria financeira. (Para leitura relacionada, veja: Auditorias SEC: o que os consultores financeiros devem procurar. )