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As notas de débito são uma prova de que uma empresa criou uma entrada de débito legítimo no curso de lidar com outra empresa. Isso pode ocorrer quando um comprador retorna materiais para um fornecedor e precisa validar o valor reembolsado, de modo que o comprador emita uma nota de débito que reflete a transação contábil. Uma empresa pode emitir uma nota de débito em resposta a uma nota de crédito recebida. Erros - muitas vezes encargos de juros e taxas - em uma fatura de vendas, compras ou empréstimos podem solicitar uma empresa para emitir uma nota de débito para ajudar a corrigir o erro.

Notas de débito, recibos de débito e faturas

As notas de débito e notas de crédito estão quase sempre envolvidas em transações de empresa para empresa. Eles correspondem a entradas de débito e crédito nos registros contábeis, que ainda servem como prova de uma transação comercial anterior. Eles também podem ser referidos como notas de débito.

As notas de débito costumam incluir todas as mesmas informações gerais: a data da nota, um número de série, uma breve descrição da transação comercial anterior, detalhes dos itens retornados (incluindo impostos sobre vendas e referência à fatura) e as assinaturas de apropriado autoridades da empresa.

Existe alguma ambigüidade entre os termos "nota de débito" e "recibo de débito". Às vezes, um recibo de débito é usado indistintamente com nota de débito; outras vezes, os recibos de débito são destinados apenas a descrever registros escritos que comprovem que um cliente deve dinheiro a uma empresa. É raro ver o termo, recibo de débito para transações B2B.

Cada termo é muito semelhante a uma fatura. A principal diferença é que as faturas sempre mostram uma venda, onde notas de débito e recibos de débito refletem ajustes ou retornos nas transações que já ocorreram.

Notas de débito e retornos materiais

Pense em notas de débito como reclamações contra erros comerciais. No caso de mercadorias devolvidas de um comprador a um fornecedor ou fornecedor, a nota de débito mostra a alteração nos livros compradores (registros contábeis) e os pedidos retornados pelo crédito. O fornecedor / vendedor geralmente envia uma nota de crédito como prova da reversão.

Por exemplo, considere o caso em que a empresa XYZ devolve material ao seu fornecedor, empresa ABC. Para comprovar o valor que deve ser reembolsado, o XYZ elaborará uma nota de débito. A compra original foi de US $ 5 000, de modo que a nota de débito deve refletir o custo dos materiais, mais as taxas de imposto sobre vendas locais. Os impostos e o custo dos bens devem sempre ser itens de linha separados na nota.

Após o recebimento, a ABC deve criar uma pequena nota de crédito como comprovante de compreensão e, em seguida, proceder a reembolsar ou oferecer crédito a XYZ (desde que a nota de débito contenha informações corretas).

Notas de débito e juros / Comissão a receber

Suponha que uma empresa deve juros a um credor ou comissão a terceiros por serviços prestados. Nesse caso, a nota de débito normalmente é emitida para responder a uma nota de crédito recebida, mas um devedor sempre pode emitir um não solicitado.

As notas de débito recebíveis da Comissão são comuns entre empresas-mãe e subsidiárias. Os juros de notas de débito a receber podem ser usados ​​para ajustar os pagamentos anteriores ou como uma forma simples de manutenção de registros.