Quando contrata um novo empregado, você deve verificar se a pessoa é legalmente elegível para trabalhar nos Estados Unidos. Uma vez que você fez uma oferta de trabalho (mas não antes), o novo funcionário deve demonstrar elegibilidade para trabalhar na U. S. preenchendo o Formulário I-9, Verificação de Elegibilidade de Emprego. Como empregador, é sua responsabilidade ver que este formulário dos Serviços de Cidadania e Imigração da U. S. é preenchido pelo empregado e você. Guarde o formulário com seus outros registros de emprego; não o arquive com o governo.

(Para obter mais informações sobre as responsabilidades dos empregadores durante a contratação, consulte 8 coisas que os empregadores não estão autorizados a perguntar.)

Qual o formulário para?

O formulário I-9 é projetado para obter informações de novos funcionários que demonstram sua elegibilidade para trabalhar legalmente na U. S. Nenhum trabalhador está isento de ter que preencher o formulário. Tem três partes:

Parte I

Para o Empregado, Estabelecendo Identidade

Esta parte do formulário é completada pelo empregado. Ele inclui informações como o nome completo do funcionário, endereço, data de nascimento, número de Seguro Social (se aplicável), endereço de e-mail e número de telefone (o endereço de e-mail e número de telefone são opcionais).

Esta parte também é usada para atestar - sob pena de perjúrio - que a pessoa é legalmente elegível para trabalhar nos Estados Unidos porque ele ou ela é:

• Um cidadão
• Um cidadão não residente dos Estados Unidos
• Um residente permanente legal
• Um estrangeiro autorizado a trabalhar nos EUA. O empregado deve inserir o prazo de validade dessa autorização se aplicável.

Um funcionário que é estrangeiro e autorizado a trabalhar deve inserir o número de registro de estrangeiro (um "número A" que é um número único de 7, 8 ou 9 dígitos atribuído a um alienígena) ou o Formulário I-94 número de admissão.

O funcionário deve assinar o formulário e fechá-lo. Declarações falsas podem resultar em multas e / ou prisões.

Alguns funcionários podem precisar de assistência para completar sua parte do formulário. Se o empregado é menor de idade ou desativado, ou precisa de tradução, a pessoa que ajuda na conclusão do formulário (preparador e / ou tradutor) também deve inserir seu nome e endereço e, em seguida, assinar o formulário (também sob pena de perjúrio) .

Parte II

Para o empregador, revisando os documentos do empregado

Esta parte do formulário é preenchida pelo empregador. Ele descreve os documentos que o empregador revisou para verificar a elegibilidade do emprego. O empregador deve tomar essa ação no prazo de três dias do primeiro dia de trabalho. O empregador pode, mas não é obrigado, a fotocopiar o (s) documento (s) apresentado (s).

Existem três listas de documentos que podem ser usados. O tipo de documentos utilizados determina a parte da Parte II que o empregador deve preencher.

Lista A. Os documentos nesta lista estabelecem ambos identidade do empregado e autorização de emprego. Um funcionário só precisa apresentar um dos seguintes formulários para satisfazer o requisito do documento:

• U. S. passaporte (ou cartão de passaporte dos EUA)
• Cartão de residente permanente ("cartão verde") ou cartão de recibo de registro de estrangeiro (tecnicamente, o cartão verde é o formulário I-551)
• Passaporte estrangeiro com um selo temporário I-551
• Documento de autorização de emprego que contém uma fotografia (Formulário I-766)
• Para um estrangeiro não imigrante autorizado a trabalhar: um passaporte estrangeiro e o Formulário I-94 (ou 94A) e um endosso do status de não imigrante do estrangeiro, desde que não expirou
• Passaporte das Estados Federados da Micronésia, República das Ilhas Marshall

Lista B. Os documentos nesta lista mostram a identidade do empregado. Se um funcionário não tiver um documento da Lista A, ele ou ela deve produzir um documento da Lista B mais um documento da Lista C (abaixo).

• Carteira de motorista ou cartão de identificação emitido por um estado (desde que contenha uma identificação com foto e outras informações pessoais)
• ID da escola com uma fotografia
• Cartão de registro do eleitor
• U. S. cartão militar ou rascunho
• Cartão de identificação do dependente militar
• U. Cartão da marinha mercante da Guarda Costeira
• Documento tribal nativo americano
• Licença de condução emitida por uma autoridade do governo canadense

Para menores de idade (menores de 18 anos) que não podem produzir um dos documentos na Lista B, documentos alternativos que são aceitável para provar a identidade do empregado incluir um registro escolar ou boletim de avaliação; registro de cliente, médico ou hospital; ou registro de creche ou escola maternal.

Lista C. Este documento estabelece a autorização do funcionário para trabalhar nos Estados Unidos. Novamente, se o empregado não pode produzir um documento da Lista A, ele deve produzir um da Lista B e um da Lista C.

• Cartão do número da conta da Segurança Social (a menos que o cartão diga: não é válido para o emprego, válido apenas para o trabalho com autorização do INS, ou válido apenas para o trabalho com autorização do DHS)
• Certificação de nascimento no exterior emitida pelo Departamento de Estado (Formulário FS-545)
• Certificação do relatório de nascimento emitido pelo Departamento de Estado (Formulário DS-1350)
• Cópia original ou autenticada de um certificado de nascimento emitido por um estado, município, autoridade municipal ou território dos EUA que tenha um selo oficial
• documento tribal americano nativo
• VOCÊ. Cartão de identificação do cidadão de S. (formulário I-197)
• Cartão de identificação para uso do cidadão residente nos Estados Unidos (formulário I-179)
• Documento de autorização de emprego emitido pelo Departamento de Segurança Interna

Como no caso do empregado, os empregadores devem atestar sob pena de perjúrio que revisaram os documentos necessários, acreditam que são genuínos e acreditam no melhor de seus conhecimentos que o empregado está autorizado a trabalhar nos EUA. Além de assinar a seção de certificação, o empregador deve anotar o primeiro dia de trabalho do empregado, bem como outras informações do empregador (o nome do negócio, o título da pessoa que assina o formulário e o endereço da empresa).

Parte III

Para o Empregador, ao Rehiring

Esta parte do formulário também é completada apenas pelo empregador, mas é usada apenas no caso de reverificação ao reconciliar um empregado. Se um funcionário for reengalhado no prazo de três anos a partir da data da I-9 original, o empregador pode optar por concluir esta seção ou uma nova I-9.

Se for necessário concluir esta parte, o empregador apenas enumera o nome do empregado (ou o novo nome se o empregado tiver uma mudança de nome) e a data da recontratação. Se a autorização de emprego anterior expirou, mas agora foi prorrogada, insira informações sobre o documento que estabelece essa autorização (título do documento, número e data de validade da nova autorização de emprego). Como no caso das outras partes, o empregado deve assinar sob pena de perjúrio que ele / ela acredita que o documento apresentado é genuíno e que o empregado está autorizado a trabalhar nos Estados Unidos.

A linha inferior

Os empregadores devem manter a I-9s para o período posterior de três anos a partir da data de contratação ou um ano após a data em que o emprego acabar. De tempos em tempos, o governo federal pode examinar seus registros de emprego. Se você não produzir I-9s, você pode estar sujeito a penalidades civis e / ou criminais. Encontre mais informações sobre a I-9 do "Manual para Empregadores: Instruções para preencher o formulário I-9". Se você tiver alguma outra questão sobre a I-9, você pode consultar um advogado de direito do trabalho.

(Os proprietários de empresas também podem estar interessados ​​em Formulários de preenchimento 1099 e Formulário de preenchimento 4562, passo a passo.)