Um dos problemas com os quais os proprietários de pequenas empresas têm de lidar com está mantendo-se atualizado com as muitas obrigações por impostos locais, estaduais e federais. Embora a maioria dos empresários contratar um contador ou um profissional de impostos para lidar com questões relacionadas a impostos, entender o sistema de impostos é importante para aqueles que assumem a responsabilidade final de cumprir todas as obrigações fiscais. Este artigo incidirá sobre as obrigações do proprietário da empresa em relação aos impostos sobre salários. (Saiba como as deduções de folha de pagamento podem diminuir seu imposto de renda pessoal em Deduções de folha de pagamento Pagar .)

VER: Como escrever um plano de negócios

Obrigações fiscais de folha de pagamento Qualquer empresa com funcionários é obrigada a reter os impostos sobre a folha de pagamento dos cheques de pagamento dos funcionários e a pagar o estado federal, estadual e impostos locais. Os impostos geralmente retidos nos cheques de pagamento dos funcionários incluem FICA (impostos sobre o Medicare e Segurança Social) e impostos de renda federais, estaduais e locais, se aplicável. Outras obrigações de retenção incluem FUTA (Lei de Imposto de Desemprego Federal) e, em estados como Califórnia, Havaí, Nova Jersey, Nova York e Rhode Island, taxas de seguro de invalidez. A falta de pagamento de impostos ou a perda de um pagamento podem resultar em multas e penalidades, por isso é importante calcular o valor dos impostos sobre a folha de pagamento devidos e pagá-los a tempo. (A contabilidade adequada é essencial para as pequenas empresas. Leia Seis Passos para um Orçamento de Negócios Melhor para aprender a gerenciar receitas e despesas.)

Se o proprietário da pequena empresa não tem empregados externos, mas é incorporado, as regras acima se aplicam também aos salários do proprietário, porque ele ou ela é essencialmente o único empregado da empresa. Se o negócio não for incorporado e não houver empregados, o proprietário precisará pagar impostos estimados sobre o rendimento de trabalho por conta própria a cada trimestre. (Leia Você deve incorporar seu negócio? para descobrir se esta estrutura de negócios seria vantajosa para você.)

Cálculo de impostos sobre a folha de pagamento Existem três etapas para calcular os impostos sobre a folha de pagamento:

1. Determinar trabalhadores tributáveis ​​
2. Determinar salários tributáveis ​​
3. Calcular os valores retidos

Trabalhadores tributáveis ​​ Os trabalhadores podem ser funcionários ou contratados independentes. Os empregados são tratados como trabalhadores tributáveis ​​sujeitos a impostos sobre a folha de pagamento, enquanto os contratados independentes são responsáveis ​​pelo pagamento de seus próprios impostos. Normalmente, os trabalhadores são considerados empregados se você tiver o direito de direcionar e controlar a maneira como eles fazem seu trabalho, em vez de apenas os resultados do trabalho. No entanto, as linhas entre contratados independentes e funcionários nem sempre são claras. Para ajudar os empresários a determinar quais trabalhadores são empregados tributáveis, o IRS possui regras de direito comum, que incluem testes comportamentais, financeiros e de relacionamento.

Teste comportamental Um trabalhador é um empregado quando o empregador tem o direito de direcionar e controlar o trabalhador. O empregador não precisa realmente direcionar ou controlar o trabalhador, mas tem o direito de fazê-lo.

Teste financeiro Este teste analisa o grau de controle que um empregador tem sobre os aspectos financeiros do trabalho. Em algumas profissões, ter um controle significativo sobre os suprimentos utilizados para o trabalho apoia o status de um trabalhador como contratado independente.

Uma maneira definitiva de distinguir um contratado independente de um empregado é pela disponibilidade de serviços. Um contratante independente não está vinculado a uma empresa e pode anunciar serviços; um funcionário não pode anunciar serviços a menos que ele ou ela esteja trabalhando fora da empresa como contratado independente.

Teste de relacionamento
Este teste refere-se à forma como o empregador e o trabalhador percebem seu relacionamento. Se um relacionamento empregador-trabalhador deverá durar até o final de um projeto específico ou por um período de tempo especificado, então o trabalhador é um contratado independente. Por outro lado, se o relacionamento não tem ou limites, o trabalhador é um empregado tributável. (Para mais informações sobre relacionamentos essenciais para uma pequena empresa, leia Pequenas empresas: é tudo sobre relacionamentos .)

Salários tributáveis ​​
Os salários tributáveis ​​são compensação por serviços prestados e podem incluir salário, bônus ou presentes . Algumas formas de compensação, tais como reembolsos de despesas de negócios para viagens ou refeições, não se qualificam como salários tributáveis. Para que as despesas sejam não tributáveis, os funcionários devem verificá-las através de recibos ou relatórios de despesas. Eles também devem ser necessários, razoáveis ​​e relacionados às empresas. (Se você incorrer em despesas relacionadas a negócios, certifique-se de manter seus recibos em ordem. Leia 10 Passos para Preparação de Impostos para obter informações sobre o planejamento antes de 15 de abril.)

Cálculo de retenção Após você ' descobrimos quais os trabalhadores qualificados como empregados tributáveis ​​e quais salários são salários tributáveis, o próximo passo é descobrir o valor que você deve reter para os impostos federais, estaduais e locais, bem como FICA e FUTA.

Impostos federais
Todo salário deve reter os impostos federais sobre o período aplicável. O IRS tem dois conjuntos de tabelas de impostos que os empregadores podem usar para calcular os valores de retenção: as tabelas de parcelas salariais e as tabelas de porcentagem.

As tabelas de parcelas salariais são segregadas por cinco períodos de folha de pagamento diferentes (diariamente, semanalmente, duas vezes por semana, semestralmente e mensalmente). Para determinar os valores de retenção na fonte, os empregadores escolhem o período de pagamento e o saldo salarial aplicáveis ​​aos empregados e, em seguida, lê em toda a tabela a coluna que mostra o número de isenções reivindicadas.
Os percentuais estão disponíveis para oito períodos de folha de pagamento (diário, semanal, quinzenal, semestral, mensal, trimestral, semestral e anual) e segregados pelo estado civil. Os empregadores começam por reduzir os salários pelo valor das isenções reivindicadas. Em seguida, eles usam a tabela correspondente ao estado civil do empregado e buscam o valor de retenção com base na faixa salarial.

Como proprietário de uma empresa, é sua responsabilidade examinar os dois conjuntos de tabelas e determinar qual é apropriado para sua empresa. As tabelas de porcentagem são mais inclusivas, em termos de períodos de folha de pagamento, então, se você estiver em uma situação em que diferentes funcionários são pagos em diferentes períodos de folha de pagamento, a tabela de porcentagem deve ser a tabela de escolha. Por exemplo, se seus funcionários forem pagos trimestralmente, as tabelas de porcentagem serão mais apropriadas do que as tabelas de parcelas salariais. Para obter essas tabelas, ligue para o IRS ou vá para // www. irs. gov / e solicite Publicações 15 e 15-A.
Impostos estaduais
A maioria dos estados usa tabelas semelhantes às tabelas de impostos federais e você pode obtê-las acessando a seção de imposto do site do seu estado ou contatando a Administração de Pequenas Empresas. Você não precisa reter impostos estaduais em jurisdições que não impõem impostos estaduais sobre a renda, como Alaska, Flórida, Texas, Wyoming e Washington. Outras exceções incluem estados cujos impostos de renda pessoal são uma porcentagem fixa do imposto federal, como o Arizona, e onde os impostos estaduais são uma porcentagem fixa de salários brutos, como a Pensilvânia.
FICA
A Lei de Contribuições de Seguro Federal (FICA) é uma lei federal que exige que os empregadores retirem os impostos sobre Segurança Social e Medicare dos salários pagos aos empregados. Também exige que o empregador e o empregado paguem metade do imposto FICA. Os impostos sobre Segurança Social e Medicare são impostos tanto ao empregado quanto a taxa fixa de 4. 2% para a segurança social e 1. 45% para o Medicare e a taxa única única do empregador de 6. 2% e 1. 45%, respectivamente , criando uma taxa de imposto FICA combinada de 15. 3% (12. 4% para Segurança Social e 2. 9% para Medicare). Indivíduos autônomos são responsáveis ​​por pagar a totalidade dos impostos de 3,6%. (Leia sobre como o governo determina sua taxa de imposto em Laffer Curve Key To Ideal Tax Rate .)

Ao contrário dos impostos federais e estaduais, os impostos FICA não são afetados pelo número de isenções de retenção reclamadas pelo empregado. Você simplesmente multiplicar o pagamento salarial bruto de um empregado pela taxa de imposto aplicável para determinar o quanto você deve reter e quanto você deve pagar como empregador. Em 2009 e 2010, o imposto da Segurança Social aplica-se apenas aos primeiros $ 106, 800 de renda, também chamado de base salarial da Segurança Social. A base salarial é ajustada a cada ano pela inflação. O imposto Medicare não possui um limite de renda.
FUTA
Os impostos sobre o desemprego, ou FUTA, são impostos pagos unicamente pelo empregador. Você deve pagar taxas de desemprego se qualquer uma das seguintes condições se aplicar:

a) Você paga salários por um total de pelo menos US $ 1 500 em um trimestre
b) Você tem pelo menos um empregado em qualquer dia por 20 semanas em um calendário ano, independentemente de as semanas serem consecutivas

A taxa de imposto da FUTA é de 6,2% em 2011 e é imposta nos primeiros $ 7 000 de salários por cada empregado. No entanto, você pode reivindicar créditos contra o seu imposto FUTA bruto para refletir os impostos estatais de desemprego que você paga. Se você pagar seus impostos de desemprego estaduais quando eles são devidos, você pode reivindicar um 5.4% de crédito, o que efetivamente reduz sua taxa de imposto da FUTA para 0. 8%.
Bringing All Together
O cálculo dos impostos sobre a folha de pagamento pode ser muito complicado, e é importante enviar pagamentos a tempo para evitar penalidades e taxas atrasadas. Os pagamentos de impostos federais podem ser feitos em linha através do Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais (EFTPS), ou através de bancos autorizados a aceitar pagamentos federais. Se você usar o último método, cada pagamento deve ser acompanhado do Formulário 8109, que pode ser obtido ao chamar o IRS pelo telefone 1-800-829-4933 ou pelo site do IRS. Os impostos da FUTA geralmente são pagos trimestralmente e as receitas e os impostos FICA são depositados semestralmente ou mensalmente. O IRS geralmente envia aos empresários um aviso no final de cada ano detalhando qual método usar para o próximo ano.

Em geral, a pontualidade de um depósito é determinada pela data em que foi recebida. No entanto, um depósito enviado após a data de vencimento será considerado oportuno se você puder verificar que foi enviado pelo menos dois dias antes da data de vencimento. Para saber mais sobre os empregos das pequenas empresas, vá para // www. irs. gov / ou ligue para a linha de ajuda ao vivo do IRS para empresas no 1-800-829-4933.

Para leitura relacionada, confira Crédito tributário para despesas do plano incorridas por pequenas empresas .