O antigo provérbio "espero pelo melhor e se prepara para o pior" se aplica a muitas coisas - não menos do que a perspectiva de ser auditada pela Securities and Exchange Commission. (Para mais, veja: O que desencadeia uma auditoria da SEC? )

Enquanto nenhum consultor financeiro quer ser auditado, os especialistas em conformidade acreditam que o tempo ideal para se preparar para essa contingência é antes de uma carta de auditoria é recebida. De fato, os conselheiros devem ser preparados em todos os momentos para uma auditoria - mesmo que, como seus pares, esperem que nunca sejam submetidos a um.

Prepare, Prepare, Prepare

A melhor maneira de garantir que você esteja pronto para uma auditoria é fazer parte da preparação de sua rotina regular de executar seu negócio. Se você sabe onde tudo está e está organizado, não haverá pânico em última hora ou reviravolta se você receber essa chamada da SEC. (Para mais informações, veja: Sobrevivendo a uma auditoria SEC: Dicas para conselheiros .)

Aqui estão alguns passos definitivos que os conselheiros podem tomar para se preparar:

• Organize todos os registros . Os auditores da SEC exigem grandes quantidades de registros, que devem ser produzidos no momento em que uma auditoria começa. Ter um negócio a ser executado não é uma desculpa para o não cumprimento de uma maneira minuciosa e atempada. E espere o inesperado. Mesmo com uma vantagem, os pedidos específicos são obrigados a complicar as questões. Então, comece a gravar os registros hoje, e mude menos amanhã. (Para mais informações, consulte: Iniciando uma Pequena Empresa: Record Keeping .)
• Mantenha-se atualizado . Estabeleça uma rotina mensal de atualização de dados para refletir as listas de clientes e clientes mais atualizadas possíveis. Também é crítico manter os formulários atuais de ADV e AUA. O primeiro se aplica aos consultores de investimento que administram mais de US $ 25 milhões e detalham informações fundamentais, como ativos sob gestão (AUM), estilo de investimento e pessoal-chave. O formulário AUA (ativos sob administração) representa o tamanho geral do portfólio de custódia de uma instituição. Esta medida é distinta da AUMa, que se refere aos ativos gerenciados ativamente de uma empresa. Ambos os formulários ADV e AUA podem ser obtidos das agências SEC locais ou do site do regulador, www. seg. gov. (Para mais informações, consulte: Policiamento do mercado de valores mobiliários: uma visão geral da SEC .)
• Estabeleça um protocolo de auditoria . Um plano descrevendo como os funcionários devem atuar e o que eles devem esperar vai um longo caminho para ajudá-los a se tornarem familiares e confortáveis ​​com o processo de auditoria antes que ele aconteça. Essa desmistificação reduz a tensão, minimiza erros e cria confiança. (Para mais informações, consulte: Obter um trabalho em conformidade .)
• Execute uma auditoria simulada. Tal como um protocolo de auditoria pode preparar mentalmente os funcionários para o evento principal, as simulações de sessões de auditoria conduzidas por terceiros ajudarão os funcionários a superar a ansiedade do desempenho e resolver as fraquezas em sua atitude - sem que o estresse tenha reguladores reais na sala.As falsas auditorias também demonstram um compromisso de corrigir isso - um fato que impressiona os reguladores, informando que você está levando a sério. (Para mais informações, consulte: Quando os reguladores financeiros permitem que você .)
• Prepare-se para a ação de execução . A maioria das auditorias não revela violações graves, mas houve uma recuperação nas recomendações informais resultantes das auditorias. Para planejar esse resultado (e as multas associadas), as empresas devem ter o hábito de cortar os custos dos advogados reduzindo o tempo de cobrança e usando ferramentas internas, como cartas de carimbo e produção de Bates, ao preparar documentos para revisão de advogados. (Para mais informações, consulte: Top 5 programas de software usados ​​por consultores financeiros .)
• Faça perguntas . Finalmente, os conselheiros não devem ter medo de aparecer armados com perguntas para pedir aos reguladores; Isso agilizará o processo de auditoria para todos os envolvidos. Saber se a sua empresa foi segmentada aleatoriamente, se a auditoria é o resultado de uma causa específica, ou se é apenas parte de uma varredura do setor, você irá ajudá-lo a reunir o quadro certo de informações, mais apropriado à especificidade da inquérito. (Para mais, veja: Compreendendo o SEC .)

A linha inferior

As auditorias, por natureza, são indesejáveis ​​e realidades desagradáveis ​​de ser um consultor financeiro. Ao obter seus patos proverbiais em uma linha - antes de ser atingido com um inquérito formal - você pode facilitar e simplificar o processo, reduzir os custos e minimizar as consequências. (Para mais, veja: Um dia na vida de um consultor financeiro .)