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A reconciliação bancária é um processo necessário para identificar potenciais erros, fraudes ou irregularidades, e permite que a empresa faça adequados ajustes ao saldo da sua caixa. A reconciliação bancária fornece um registro independente e externo dos fluxos de caixa de uma empresa.

O gerenciamento de caixa adequado é uma prática essencial para qualquer empresa. Para permanecer financeiramente solvente e som, uma empresa deve garantir que sempre tenha dinheiro suficiente para cumprir suas obrigações financeiras. Outro elemento da boa gestão de caixa é ver que o dinheiro ocioso é investido para ganhar algum tipo de retorno. Um tesoureiro da empresa deve examinar regularmente os fluxos de caixa da empresa e tentar antecipar os períodos em que a empresa pode ter excesso de caixa na mão ou quando os fluxos de caixa da empresa podem tornar-se problemáticamente baixos.

A maioria das empresas prepara um orçamento de caixa detalhado que é revisado e atualizado regularmente. O orçamento de caixa estabelece entradas e saídas de caixa projetadas em um determinado período de tempo como parte do plano de gerenciamento de caixa da empresa.

Além do orçamento de caixa, as empresas geralmente estabelecem uma série de políticas de controle de caixa como parte do gerenciamento de fluxo de caixa. As políticas de controle de caixa garantem que o acesso ao dinheiro da empresa é limitado a pessoal apropriado, que os deveres de reconciliação de caixa são atribuídos às partes apropriadas e que os padrões estabelecidos de prestação de contas estão em vigor. Algumas políticas comuns de controle de caixa governam o tratamento de recibos de vendas em dinheiro, o tratamento de correio contendo cheques ou faturas, o tratamento de depósitos bancários, registro de pagamentos recebidos e controles sobre desembolsos de caixa. Os controles de desembolso de caixa geralmente cobrem procedimentos para desembolsos de cheques ou cartões de crédito, manipulando dinheiro mesquinho e documentação de suporte para desembolsos de caixa.

A reconciliação bancária acrescenta um elemento importante às políticas de controle de caixa da empresa, verificando as entradas e saídas de caixa da empresa com uma fonte externa de registros de fluxo de caixa. O departamento de contabilidade designa uma pessoa que não está regularmente envolvida no gerenciamento de recibos de caixa e desembolsos de caixa para conciliar os extratos bancários da empresa a cada mês. Esta política de controle de caixa destrói a fraude, fornecendo verificação independente por alguém que não está envolvido no tratamento de dinheiro.

O processo de reconciliação bancária compara os registros do banco com os registros da empresa e reconcilia quaisquer diferenças. O passo inicial na reconciliação bancária compara o saldo da conta de caixa no extrato bancário mensal com o saldo de caixa mostrado no razão geral da empresa. Os dois saldos diferem frequentemente. As diferenças geralmente resultam de coisas como depósitos registrados pela empresa, mas ainda não registrados pelo banco, e itens registrados no extrato bancário, mas ainda não registrados pela empresa.Esses itens bancários podem incluir taxas de cheque insuficientes, taxas do serviço bancário ou juros pagos à conta.

Além da comparação básica de saldos, algumas empresas também comparam o número de débitos registrados no banco com o número de desembolsos registrados na empresa como um cheque adicional de fraude ou erros.