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Para uma pequena empresa com poucas transações, um empresário experiente pode usar o Excel como um substituto para o software de contabilidade. O Excel possui todas as ferramentas necessárias para criar e manter um livro geral, mas exigirá um usuário cuidadoso e uma sólida compreensão da contabilidade básica. De acordo com a revista Entrepreneur, graças à funcionalidade diversificada do Excel, é um dos maiores concorrentes para muitas aplicações de software de negócios. Para os empresários que não tem certeza se investirem em software de contabilidade, o Excel pode ser um bom lugar para começar a manter registros contábeis até o software de contabilidade ser comprado.

Uma configuração simples de manutenção de registro deve incluir primeiro as colunas para a data da transação, a descrição da transação e o número de referência, como a factura ou os números de verificação. As próximas colunas listarão cada uma das contas a serem usadas durante o ano. Um pensamento cuidadoso deve entrar na seleção de contas, pois será difícil voltar e fazer mudanças mais tarde. Da esquerda para a direita, as primeiras contas listadas devem ser contas de demonstração de resultados, começando com receitas e terminando com despesas. Em seguida, serão as contas de ativos, as contas de passivos e, finalmente, as contas patrimoniais.

O razão geral usa contabilidade de dupla entrada para acompanhar todas as transações da empresa e é importante entender esse conceito antes de começar a usar o Excel como um razão geral.

Se esta é uma nova empresa, a primeira transação provavelmente será o capital investido na empresa. Por exemplo, Jane decide abrir uma oficina de máquinas. Ela salvou US $ 750.000 para iniciar o negócio com, e abre uma conta corrente de negócios com os fundos.

Usando conceitos de contabilidade de dupla entrada, Jane sabe que esta transação aumentará a conta de caixa da empresa, a entrada de débito e será compensada por um aumento na conta patrimonial do proprietário, a entrada de crédito. Neste sistema do Excel, todas as entradas de débito devem ser registradas como valores positivos e todas as entradas de crédito devem ser registradas com valores negativos.

Jane entrará a data da transação e uma descrição como "Investimento de capital" na primeira linha da planilha. Ela colocará uma entrada positiva de US $ 750.000 na coluna da conta "Caixa" da planilha e uma entrada negativa de US $ 750.000 na coluna da conta "Patrimônio do Proprietário" da planilha. Como um cheque, Jane deve usar uma fórmula de Soma para garantir que todas as entradas em cada linha totalizem $ 0.

Jane continuará a inserir uma linha para cada transação. Se Jane comprar equipamento com dinheiro da empresa, ela entrará uma transação para mostrar uma entrada de débito ou positivo na coluna da conta "Equipamento" e um crédito ou entrada negativa na coluna da conta "Caixa".Se ela vende serviços de usinagem a um cliente, ela registrará um crédito para a conta "Receita" e uma conta de débito em uma conta de capital.

O total para cada coluna de conta deve ser somado na parte inferior da planilha. A soma de todas as contas de renda pode ser somada para calcular o lucro líquido corrente. Outras colunas podem ser somadas conforme necessário para calcular, por exemplo, ativos totais, passivos totais e patrimônio total.