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A contabilidade de entrada dupla é o conceito de que cada transação contábil tem dois afetos nas finanças da empresa. O livro geral é o registro dos dois lados de cada transação. Se uma empresa vende um produto, sua receita aumenta e seu dinheiro aumenta em igual montante. Quando uma empresa presta fundos de um credor, o saldo de caixa aumenta, mas o saldo da dívida da empresa aumenta pelo mesmo valor.

O sistema de entrada dupla cria um balanço composto por ativos, passivos e patrimônio líquido. A folha é equilibrada porque os ativos de uma empresa sempre serão iguais às suas responsabilidades mais patrimônio líquido. Os ativos incluem todos os itens que uma empresa possui, como estoque, caixa, máquinas, prédios e até itens intangíveis, como patentes. Os passivos representam tudo o que a empresa deve a outra pessoa, como contas a pagar de curto prazo detidas a fornecedores ou títulos a longo prazo devidos a um banco. O patrimônio representa a participação dos proprietários na empresa. O capital social pode incluir as contribuições feitas pelos proprietários para a empresa, mais os lucros da empresa ou menos as perdas da empresa.

Cada entrada tem um lado "débito" e um lado de "crédito", gravado no razão geral. As contas de ativos aumentam quando são debitadas e diminuem quando creditadas. Por outro lado, os passivos e o capital próprio aumentam quando creditados e diminuem quando são debitados. Se um ativo aumenta com um débito, o lado do crédito da entrada afetará outro ativo, diminuindo-o ou afetará uma conta de passivo ou patrimônio, aumentando-o, a fim de manter o equilíbrio da equidade = passivo + patrimônio.

Por exemplo, se Lucie abrir uma nova mercearia, ela pode começar o negócio, contribuindo com algumas de suas próprias economias de US $ 100.000 para a empresa. A primeira entrada no razão geral seria um débito para caixa, aumentando os ativos da empresa e um crédito para o capital próprio, aumentando a participação da Lucie na empresa. Se Lucie comprar algumas unidades de prateleiras por US $ 5 000 no cartão de crédito da empresa, a próxima entrada no razão geral seria um débito ao equipamento por US $ 5 000, aumentando os ativos da empresa e um crédito ao cartão de crédito devido por US $ 5 000, aumentando os passivos da empresa.

Um sub-livro pode ser mantido para cada conta individual, que representará apenas metade da entrada. O livro geral, no entanto, tem o registro para ambas as metades da entrada. Quando Lucie compra as prateleiras, o sub-ledger do Equipamento apresentaria apenas metade da entrada, que é o débito ao Equipamento por US $ 5 000. O sub-livro do Cartão de Crédito inclui um registro da outra metade da entrada, um Crédito por US $ 5 000.O razão geral teria duas linhas adicionadas, mostrando o débito e o crédito por US $ 5 000 cada.

De acordo com o Wall Street Journal, o uso precoce do sistema de entrada dupla foi documentado por Luca Pacioli no século XV. Os contadores nos anos 1400 usavam caneta e papel para a manutenção de registros, com rastro cuidadoso de cada entrada dupla. Os contadores hoje não usam tipicamente um livro de livro geral físico; no entanto, o software de contabilidade moderna usa o mesmo conceito subjacente de publicar duas entradas para o razão geral para cada transação.