Se você é um empresário, iniciando uma pequena empresa ou expandindo um negócio atual, uma das primeiras e mais importantes prioridades é manter registros adequados. Esses registros são muitas vezes a base para o sucesso da sua empresa, permitindo que você avalie suas margens de lucro e a eficiência geral e rentabilidade da sua empresa, ajudando você a garantir que sua empresa esteja cumprindo todas as regras fiscais do Internal Revenue Service (IRS). O IRS não exige que uma empresa tenha conservado eletronicamente e criou registros; No entanto, os registros manuais, mesmo com folhas de contabilidade pré-fabricadas, como livros contábeis, podem se tornar difíceis de gerenciar, especialmente se sua empresa for uma operação maior.

É essencial que você mantenha os arquivos do cliente, sejam eles papel, eletrônicos ou ambos. Manter um registro do trabalho que você realizou ou os produtos que você forneceu um cliente, juntamente com acordos de negócios, é importante no caso de qualquer aspecto dessa informação entrar em questão em um momento posterior. Sua empresa também deve manter um registro de contratos. Um contrato deve ser assinado sempre que um serviço é fornecido ou um produto é vendido. Ao fazer negócios com uma empresa maior, é provável que tenha um contrato pré-estabelecido para a sua empresa assinar. Mantenha uma cópia deste contrato no arquivo do cliente para esta empresa.

Existe uma variedade de opções de software de manutenção de registros disponíveis para sua empresa. As três opções listadas abaixo estão entre as mais altas e as mais populares, e todas estão voltadas para startups de pequenas empresas.

Intuit QuickBooks Online

O Intuit QuickBooks Online é amplamente classificado como um dos melhores programas de contabilidade e manutenção de registros disponíveis. Este software permite que você insira seus dados e executa automaticamente tarefas de contabilidade. O programa também permite que você integre as soluções de negócios que você está atualmente usando, incluindo planilhas do Microsoft Excel. Entre outras coisas, com o QuickBooks, você pode acompanhar as despesas e transações diárias, pagar contas e funcionários, enviar faturas e sincronizar dados em todas as contas financeiras. Este software pode oferecer os recursos mais básicos ou ser personalizado com funções avançadas para atender às necessidades de sua empresa. É totalmente baseado na nuvem, de modo que você tem acesso ao software e a todos os dados de qualquer dispositivo conectado à Internet.

O QuickBooks oferece alguns dos melhores preços de todas as opções de software de manutenção de registros disponíveis. O plano menos dispendioso é limitado a um usuário, mas custa menos de US $ 10 por mês. Este plano inclui todos os recursos mencionados acima, juntamente com a capacidade de baixar transações de cartão de crédito e banco, e backup automático de dados, e prepara e arquiva taxas trimestrais e de final de ano.

Wave Accounting

Uma das qualidades mais atraentes da Wave Accounting é que ele é totalmente gratuito. Wave Accounting também usa computação em nuvem, por isso é adequado para o seu negócio se você estiver constantemente em movimento e precisa acessar seus dados de qualquer local. Este software não tem todos os mesmos recursos que os programas pagos, mas oferece a opção de folha de pagamento e serviço ao cliente com uma taxa adicional, que depende do quê e de quantos recursos adicionais você adiciona. O Wave Accounting possui as principais capacidades de monitoramento de despesas, criação de relatórios financeiros e envio de faturas. Em última análise, este software é o mais adequado para empresas que mantêm pequenas empresas, principalmente aquelas com 10 ou menos empregados. É excelente para trabalhadores independentes e empresários.

Bookkeeper 2015

O Bookkeeper 2015 é uma boa escolha para sua pequena empresa, se você precisa de um programa fácil que se configura rapidamente e permite gerenciar facilmente registros. Este software permite que você crie cheques e pague contas, envie faturas aos clientes e acompanhe as vendas e todas as despesas. Entre uma variedade de outros recursos, o Bookkeeper também permite que você processe pagamentos com cartão de crédito e prepare automaticamente impostos usando todos os dados introduzidos necessários. Novos recursos adicionados à versão 2015 do software oferecem suporte para eliminação de ativos e múltiplos métodos de depreciação. O preço deste software abrangente é de apenas US $ 40 a partir de dezembro de 2015.