Sem dúvida, você já ouviu a frase comum: "Uma reunião é um lugar onde são tomadas minutas e as horas são desperdiçadas. "Muitas, muitas horas são desperdiçadas por reuniões. Na verdade, quando solicitado a nomear o maior desperdício de tempo no trabalho, 24% dos funcionários entrevistados em um salário. com relatórios de reuniões e conferências.

Os trabalhadores não apenas pensam que as reuniões são uma perda de tempo. Aparentemente, eles também pensam que as reuniões sugam a vida deles. Isso pode soar excessivamente dramático até você considerar os resultados de uma Enquete Clarizen / Harris. Quando perguntado sobre o que prefeririam fazer do que se sentar em uma reunião de status, quase metade (46%) responderam que prefeririam fazer uma atividade desagradável, como:

• Ir para o DMV
• Sentar e assistir a tinta seca
• Passar quatro horas para trabalhar
• sofrer um canal radicular
• Cortar o cabelo em um salmonete
• Além disso, 60% dos entrevistados também disseram que passaram mais tempo preparando-se para a reunião do que gastaram na reunião atual: eles gastam uma média de 4. 6 horas por semana preparando reuniões de status e Eles gastam 4. 5 horas por semana nas reuniões de status.

Além disso, 35% dos entrevistados consideram as reuniões de status um desperdício de tempo e 60% de tarefas múltiplas durante as reuniões.

Muitos funcionários já sentem que estão se tornando trabalhadores de 24 horas, e eles não gostam da idéia de perder tempo em reuniões sem sentido. No entanto, às vezes são necessárias reuniões e, quando são conduzidas adequadamente, podem ser produtivas e toleráveis, se não agradáveis. Aqui estão dez maneiras de realizar reuniões mais produtivas.

1. Break the Habit

Apenas porque você sempre se encontrou todas as quintas-feiras à tarde, não significa que você precise continuar por esse caminho. Alguns hábitos precisam ser quebrados e algumas políticas da empresa precisam ser reescritas. Você deve se encontrar por um motivo particular, e não apenas porque está acostumado a fazê-lo.

2. Pesar suas opções

Considere suas outras opções antes de agendar uma reunião. Em vez de reuniões de status semanais, talvez você possa se encontrar a qualquer outra semana. Os relatórios de status detalhados devem fornecer informações suficientes para saber o que está acontecendo entre as reuniões e você sempre pode pegar o telefone para ligar para alguém se tiver uma pergunta. Além disso, se você se encontrar para compartilhar informações, pense em enviar essas informações por e-mail.

3. Seja seletivo

Nunca convide participantes da reunião "apenas no caso. "Se não houver razões claras para que certas pessoas participem da sua reunião, não as convide ou solicitem sua presença. Por exemplo, não force as pessoas de tecnologia a participar da sua reunião de vendas apenas no caso de você encontrar um problema com a operação do ponteiro laser.

4. Prepare-se com antecedência

A criação de uma agenda de reunião o forçará a pensar no propósito da reunião e a criar um esboço seqüencial.Além disso, não se esqueça de juntar todas as suas informações com antecedência. Você nunca deve ter que sair da reunião para recuperar um item esquecido, etc. Além disso, reserve o quarto com antecedência, confirme a reserva e verifique a sala para ter certeza de que todos os seus adereços (quadro branco, giz para o quadro-negro, etc. .) estão no local designado.

5. Divulgue informações

Se a reunião envolve a discussão de material específico, envie esses documentos com antecedência para que os participantes tenham muito tempo antes da reunião para analisar o material e formular idéias. Pedir às pessoas que tragam duas ou três perguntas, comentários ou preocupações para a reunião é uma das melhores maneiras de garantir que os participantes da reunião tenham tomado o tempo para rever o tópico em discussão.

6. Início e fim do tempo

Todos os participantes pararam seus dias úteis para participar da reunião. Respeite o tempo suficiente para iniciar a reunião no horário designado. Os participantes atrasados ​​podem ser informados quando a reunião terminar. Além disso, fique atento ao relógio para que você possa terminar a reunião a tempo. Além disso, não sinta que você precisa preencher todo o intervalo de tempo. Se você terminar os itens da agenda com antecedência, recompense os participantes, deixando-os voltar ao trabalho.

7. Mantenha o Curso

Siga a agenda para manter a reunião em trilha, uma vez que esta é a chave para terminar no horário. Não permita que os participantes apresentem tópicos não relacionados que possam descarrilar a reunião. Além disso, certifique-se de que os participantes permaneçam focados também. Solicite que eles se abstenham de usar seus telefones, tablets e laptops durante a reunião (uma reunião sem dispositivo é conhecida como uma reunião em topless).

8. Controle Comentários

Se o objetivo da reunião é resolver problemas ou surgir novas idéias, você precisará solicitar opiniões do grupo. No entanto, não deixe que os participantes com personalidades fortes dominem a discussão. Certifique-se de que todos tenham a mesma chance de expressar sua opinião. Além disso, evite repetir alguns pontos uma e outra vez. Escrever questões ou decisões em um quadro branco ou flipchart pode evitar respostas demoradas e repetitivas.

9. Limite do PowerPoint

Você pode usar o PowerPoint para apresentar alguns gráficos, gráficos ou pontos de bala, mas não tem uma reunião com o PowerPoint. Em outras palavras, não despeje todas as suas informações no PowerPoint e depois gaste toda a reunião lendo cada slide.

10. Seja Honroso

Se uma certa decisão já foi tomada, não pretende que os participantes tenham sido convocados para oferecer suas opiniões ou decidir sobre um curso de ação. Nada faz com que os funcionários se sintam mais improdutivos do que exercitar tempo e esforço quando sua entrada não importa.

A linha inferior

Às vezes, as reuniões são essenciais, mas muitos funcionários classificam-se entre as piores tarefas relacionadas ao trabalho. Vale a pena o esforço para tornar as suas reuniões mais focadas, relevantes e eficazes.