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Contas a pagar é considerado um passivo circulante, não um ativo, no balanço patrimonial. O valor listado ao lado de contas a pagar representa obrigações financeiras que devem ser pagas a outras partes. Estes não podem ser reivindicados como ativos da empresa porque eles são, de fato, créditos dos credores em fundos que são apenas temporariamente detidos pela empresa. O resultado de um aumento nas contas a pagar é menor lucro líquido.

Todas as contas a pagar são contas a receber de outra parte

Há um sentido em que as contas a pagar são um ativo: cada entrada do livro maior corresponde diretamente a uma contabilidade contábil de contas a receber igual para outra entidade. Suponha que um fornecedor envie US $ 5 000 em recursos para um revendedor. Após pedido e envio, uma obrigação de US $ 5 000 para o fornecedor é criada no varejista (a menos que o dinheiro troquem as mãos na data do embarque). Da mesma forma, o direito de receber US $ 5 000 é criado com o fornecedor.

As transações individuais devem ser mantidas no contabilidade controlada das contas a pagar. No exemplo acima, os contadores do revendedor registram um valor de contas a pagar na conta do razão geral. O fornecedor possui uma entrada extra para contas a receber. Cada um é documentado por uma fatura de vendas. O fornecedor torna-se um credor do varejista até completado do pagamento futuro. Mesmo que o dinheiro ainda não tenha mudado de mão, esta transação é vista como positiva para o fluxo de caixa do fornecedor e um negativo para o fluxo de caixa do varejista.

Normalmente, as contas a pagar devem ter um saldo de crédito, assim como todas as contas a receber devem ter um saldo devedor. A falta de contas a pagar precisas e atualizadas distorcem as demonstrações financeiras. Ao reduzir o passivo circulante, o lucro líquido total se tornaria exagerado. A saúde financeira da empresa seria exagerada.